Автоматизация работы с документами при железнодорожных перевозках зерна

Автоматизация работы с документами при железнодорожных перевозках зерна
Автоматизация работы с документами при железнодорожных перевозках зерна

Оптимизация издержек  — один из основных способов увеличения эффективности любого бизнеса, в том числе элеваторного и зерноторгового. Значительную долю в общей сумме затрат при торговле зерном составляют затраты на логистику. И борьба за  уменьшение этих расходов идет постоянно. Например, опыт ГК «Прометей», которая в 2020 году создала свое отдельное подразделение, занимающееся железнодорожными перевозками, показывает, что при использовании железной дороги экономия на логистике может составить порядка 20%.

Но в работе с «Укрзалізницей» (УЗ) существуют свои сложности. Мы не будем рассматривать все проблемы, а остановимся, пока, только на одном вопросе — работа с электронными накладными и другими перевозочными и станционными документами УЗ при ж/д перевозках.

Работа с автоматизированными системами железной дороги при перевозках зерна

Вопросы автоматизации и оптимизации работы при перевозках зерна железной дорогой постоянно стоят перед всеми участниками этого процесса: элеваторами, зерновыми терминалами (ЗТ), портами, экспедиторами, логистическими компаниями и самой железной дорогой.

УЗ приложила немало усилий для автоматизации этих процессов и еще в 2007 году начала внедрение Единой Автоматизированной Системы Управления Грузовыми Перевозками УЗ (АСУ ГП УЗ-Е или на украинском АСК ВП УЗ-E).

Для работы с грузовладельцами, экспедиторами и другими участниками перевозок УЗ была разработана система АС «Клиент УЗ», бесплатный доступ к которой возможен через WEB- интерфейс. С её помощью участники перевозок могут создавать, подписывать и работать с электронными железнодорожными накладными (ТТН), различными станционными документами и формами, необходимыми при оформлении и сопровождении перевозимого зерна.

Чем сложна работа с АС «Клиент УЗ» для пользователей:

  • Необходимо наличие стационарного компьютера или ноутбука с доступом к системе в режиме VPN, флешки с ключами доступа и ввода пароля.
  • Сложный интерфейс и малая функциональность самого комплекса для активной работы пользователей.
  • Много ручной работы при подготовке и вводе документов.
  • «Замкнутость» системы самой в себе и сложность использования информации из неё для работы со своими внутренними учетными системами контрагентов УЗ. Т.е. перекачать документы и необходимые данные из «Клиент УЗ» в АСУ элеватора или зернового терминала возможно только вручную через XML файлы.

Интерфейс АС «Клиент УЗ»Для решения части этих проблем существует другой широко распространенный платный продукт АРМ «Грузоотправителя», разработанный «КПД-УЗ». Его так же можно использовать только на компьютерах.

У АРМ «Грузоотправителя» более удобный интерфейс, расширенный набор функций. В нём можно выгружать данные из баз УЗ и хранить их на компьютере пользователя, т.е. не нужно иметь постоянную связь с АСУ УЗ. Но, опять же, АРМ «Грузоотправителя», является внешней программой с точки зрения системы учета элеватора, и не позволяет ей эффективно обмениваться данными по перевозкам с АСУ элеватора или зернотрейдера.

Для решения проблемы более простого и удобного доступа и работы с документами АС «Клиент УЗ» был разработан специальный продукт «Сервер Модуля Согласования» («СМС»).

Самое главное его достоинство в том, что он позволяет через программный интерфейс, т.е. через API, обращаться к базам данных УЗ через АС «Клиент УЗ» из существующей АСУ элеватора или зернового терминала, написанной на основе любой системы: BAS, 1C, Microsoft Dynamics NAV, SAP и т.д.

Таким образом, посредством «СМС» можно получить или передать в АСУ ГП УЗ информацию непосредственно из учетной системы элеватора, экспедитора, логистической фирмы или другого участника перевозок.

Практически это означает, что на основании железнодорожной накладной, автоматически полученной через «СМС» из АСУ ГП УЗ, сотрудник может нажатием в ней одной или пары кнопок сгенерировать приходные накладные на полученное зерно в учетной системе элеватора. Или, наоборот, на основании данных АСУ элеватора, логист или экспедитор может сгенерировать железнодорожную накладную или другие необходимые документы и сразу же передать их в АСУ ГП УЗ, не набирая их вручную в АС «Клиент УЗ». Это значительно повышает эффективность сотрудников, уменьшает затраченное время, количество случайных ошибок и повышает скорость работы.

Но практически все учетные системы элеваторов и ЗТ разработаны для стационарных компьютеров или ноутбуков. В то же время многие пользователи, особенно экспедиторы, сотрудники отделов логистики и сопровождения грузов зернотрейдеров работают не в офисе, а «в поле», на станциях или в дороге. И им очень неудобно постоянно бегать к компьютеру или таскать с собой ноутбук. Аналогично и опыт дистанционной работы на карантине в 2020–2021 годах говорит о возросших трудностях у сотрудников при такой дистанционной работе.

Вот как раз для решения подобных проблем был разработан мобильный вариант АС «Клиент УЗ» — специальное  приложение для смартфонов МП АС «Клиент УЗ».

Схема использования мобильного «Клиент УЗ»

Плюсы использования этого приложения

Самый главный плюс — это возможность мобильной и оперативной работы сотрудников напрямую с базами УЗ. Они теперь вообще не привязаны к офису и компьютеру.

Фактически смартфон сотрудника является выносным и значительно улучшенным по функционалу рабочим местом существующей на стационарных компьютерах системы АС «Клиент УЗ», тем более связанным с внутренней учетной системой элеватора.

При этом все ключи доступа хранятся на сервере элеватора, и сотруднику не нужно их всё время носить с собой. Безопасность работы в приложении обеспечивается возможностью идентификации пользователя по отпечаткам пальцев.

Функции мобильного приложения АС «Клиент УЗ»

  • Просмотр оперативного сальдо на своем лицевом счете.
  • Загрузка, поиск, просмотр железнодорожных накладных и других электронных перевозочных документов (ЭПД) с печатной формой накладной на всех статусах.
  • Раскредитовка по отпечатку пальцев ЖД накладных с электронно-цифровой подписью и выбором данных по получателю.
  • Загрузка памяток о подаче/уборке вагонов ГУ-45 с печатными формами.
  • Загрузка ведомостей пользования вагонами ГУ-46/ГУ-46а с печатными формами и возможностью электронного согласования.
  • Загрузка накопительных карточек ФДУ-92 с печатными формами и возможностью электронного согласования.
  • Загрузка суточных перечней (оперативное сальдо).
  • Загрузка данных о дислокации вагонов с отображением в отчетах и визуализацией на гугл-карте.
  • Автоматическая генерация и внесение в железнодорожные накладные номеров пломб ЗПУ

Рассмотрим чуть более подробно возможности МП АС «Клиент УЗ»

Система состоит из трех основных модулей

1-й модуль — «Документы УЗ»

Обеспечивает оперативный обмен документами и информацией с главной базой грузовых перевозок УЗ.

В нём отображается оперативное сальдо лицевого счета в УЗ и три блока с различными типами документов: «ЖД накладные», «Станционные» и «Прочие» документы.

Режим «Документы УЗ» приложения МП АС «Клиент УЗ»

Здесь же можно раскредитовать вагоны-хопперы с зерном, используя в качестве идентификации отпечаток пальца.

Раскредитация вагонов по отпечатку пальцев 

Работать со станционными документами и суточными перечнями:

  • Памятки ГУ-45.
  • Ведомости ГУ-46.
  • Накопительные карты ФДУ-92.
  • Суточные перечни

Просмотр станционных документов в МП АС «Клиент УЗ»2-й модуль — «Дислокация»

Он предназначен для получения в режиме онлайн на гугл-карте информации о текущем месте положении, движении и обороте вагонов.

Просмотр дислокации вагонов в режиме «Дислокация» в приложении МП АС «Клиент УЗ»Эта информация, а особенно её визуализация, очень полезна для логистов и руководителей. Очень часто им необходимо в режиме реального времени понимать, где и в каком количестве находятся вагоны с зерном. Это особенно важно при планировании погрузки судна из вагонов прямо «с колес».

3-й модуль — «Связки ЗПУ»

В этом режиме можно автоматически генерировать и вносить в железнодорожные накладные номера пломб запорно-пломбировочных устройств (ЗПУ).

Как, в основном, происходит работа сейчас? Сотрудник, ответственный за пломбировку, проходит по всем отправляемым вагонам-хопперам, ставит пломбы на ЗПУ и записывает на бумаге или в вайбере номера вагонов и соответствующие им номера пломб. Затем звонит в офис и диктует другому сотруднику или идет и вручную вносит их в формируемую ж/д накладную.

Логика работы этого режима в МП АС «Клиент УЗ» следующая. Сотрудник вводит номер первой пломбы в связке и количество номеров, которые нужно сгенерировать. Система самостоятельно создает все последующие номера пломб, а работник только соотносит их с номерами вагонов, на которые эти пломбы цепляются.

Затем все эти данные передаются в АСУ элеватора. Модуль «Связки ЗПУ» в приложении МП АС «Клиент УЗ»

Всё это значительно облегчает экспедиторам или сотрудникам зернотрейдера, отправляющим зерно на отгрузку в порт, опломбирование ЗПУ загруженных вагонов, так как исключает ошибки при автоматическом вводе номеров в ж/д накладные для отправки грузов.

Формирование ж/д накладной

Кто может использовать МП АС «Клиент УЗ»

Это мобильное приложение будет полезно для организации мобильной и оперативной работы:

  • Экспедиторам, которые особенно много рабочего времени проводят вне офиса, организовывая доставку и сопровождение грузов.
  • Логистам зернотрейдеров, организующим железнодорожную перевозку зерна, и отслеживающим её состояние.
  • Сотрудникам элеваторов, зерновых терминалов портов, отвечающих за приём зерна железнодорожным транспортом.
  • Сотрудникам, выполняющим пломбировку ЗПУ вагонов.
  • Экономистам, отвечающим за подготовку всех необходимых документов: ТТН, различных ведомостей, карт и т.д.
  • Руководителям различных уровней, которым необходимо в реальном времени видеть состояние выполнения контрактов на железнодорожные перевозки. Эта функция будет особенно интересна для больших корпораций и холдингов, в которых железнодорожные перевозки составляют значительный объём.
  • Арендодателям ж/д вагонов, желающим видеть текущее расположение арендуемых у них вагонов в любое время и в любом месте.

Для небольших компаний, в которых сотрудники выполняют несколько функций одновременно, можно использовать приложение с полным функционалом. А для больших корпораций, с чётким разграничением обязанностей, лучше использовать разграничение доступа к функциям. Например, для сотрудников, занимающихся проверкой и пломбировкой вагонов, можно оставить только эту функцию, заблокировав возможность работы с другими.  

Еще одна важная особенность этого приложения в том, что оно может достаточно просто интегрироваться в уже существующую АСУ элеватора или зернотрейдера.

Таким образом, использование этого приложения делает сотрудников мобильными,  обеспечивает им доступ к центральной базе перевозок УЗ в любом месте и в любое время, увеличивая скорость оформления документов и повышая степень контроля за железнодорожными перевозками зерна.

А как уменьшить стоимость простоя и обеспечить своевременную подачу вагонов с зерном, особенно при прямой погрузке на судно, мы поговорим в следующей статье.

Александр Тодуров

Выполнено с помощью Disqus