Автоматизация внешней логистики элеваторов и зерновых терминалов для для повышения их эффективности

Иллюстративное фото
Иллюстративное фото
Источник фото: Elevatorist.com

В статье «Автоматизация логистики элеватора — актуальные вопросы» затронута интересная и важная тема об управлении внешней очередью элеватора. Причем, очень правильно подмечено что: «Вопросы внешней логистики элеватора особенно актуальны на элеваторах с большими оборотами зерна, при расположении элеватора в жилой зоне, или при прохождении транспортных потоков через ближайшие к элеватору населенные пункты».

Я бы здесь еще добавил, что в сезон сдачи зерна эта тема становится острой практически для всех. А элеватор, обеспечивающий минимальное время простоя транспорта явно будет иметь «жирный плюс» перед конкурентами в глазах поклажедателя.

Вопрос очень актуальный не только  для элеватора. Не менее важный интерес эта тема представляет для поклажедателей и зернотрейдеров. Ведь это именно они оплачивают перевозчикам простои транспорта, увеличивая свои расходы.

Решение этой задачи представляется вполне реальным и обоюдовыгодным для всех участников процесса торговли и хранения зерна. Причем решить её можно так, что элеватор или зерновой терминал сможет повысить и свою собственную эффективность работы путем сокращения времени обслуживания каждой машины. А значит и увеличит общее количество машин, обрабатываемых за сутки.

В чем смысл этого решения

В создании электронной очереди транспорта, планируемого под разгрузку или погрузку на зерновом терминале и управления ею. Фактически так, как сейчас реализована запись к врачу в поликлинику или в центры административных услуг. Есть четко определенное время приема – человек пришел и обслужился.

Из опыта общения с некоторыми представителями, как менеджмента элеваторов, так и зернотрейдеров предвижу возражения по типу:

  • «С нашими дорогами спланировать время приезда просто нереально».
  • «Да это невозможно сделать, всё равно, будут ездить без очереди».

и так далее в том же духе.

Не согласен с такой постановкой вопроса. Население уже привыкло заранее записываться к врачу и не сидеть под дверью полдня, а прийти за 5-10 минут и, не теряя времени в очередях, сразу зайти к нему. Согласен. Не всегда получается так идеально, но в большинстве случаев ждать приходится не долго.

Также потихоньку привыкнут и зернотрейдеры, фермеры и другие поклажедатели, тем более, когда увидят свои выгоды от этого.

Позиция некоторых менеджеров элеваторов «пусть все едут к нам, всё равно обслужим, пусть хоть и через день, а если все будут видеть, что у нас большая очередь, так вообще не приедут» на мой взгляд, не совсем корректна.

Фермер приедет сегодня, простоит два дня в очереди, но в следующий раз лучше поедет на другой элеватор, но не будет терять время и деньги, попусту простаивая в очереди.

Аналогично и перевозчик не хочет нести убытки – перевозя грузы, он заработает больше, чем на простое.

Грамотные фермеры и логисты зернотрейдеров при планировании перевозок также пытаются учесть возможное время простоя и реальную ситуацию на зерновом терминале. Наиболее опытные логисты, имеющие хорошие связи и контакты, как на элеваторах, так и среди водителей, прежде чем отправить машины на разгрузку, пытаются определить возможное время простоя и свои затраты в этом случае. При этом, для уменьшения издержек, перенаправляют зерновые потоки на другие элеваторы, переносят сроки вывоза зерна от производителя или даже отправляют зерно, уже находящееся в машинах, на другие контракты в ближайшие, более свободные зерновые терминалы.

В ситуации с элеваторами сразу хочу сказать: хотите жить в том же бардаке что и раньше — пожалуйста. Желаете планировать свою работу, беречь нервы сотрудников и дополнительно зарабатывать — начинайте планировать и управлять потоком машин.

Итак, как же реализовано это решение.

Общая логика работы

Прежде всего, хочется пояснить, что речь идет об очереди заезда на сам зерновой терминал, а не об организации очереди  на площадках отстоя, тем более их может быть несколько.

Обязанности по организации и ведению очереди накладываются на конкретного сотрудника. Всегда должен быть кто-то ответственный. Это может быть регистратор транспорта, который уже есть на терминале и в настоящий момент выписывает бумажные талоны, охранник на въезде или другой менеджер, определенный руководством.

Смысл идеи в том, что создается электронная очередь с порядковым номером и ориентировочным временем заезда автомобиля. Указывать в ней только время заезда не всегда имеет смысл, так как в силу разных причин время может сдвинуться, а порядковый номер останется.

Менеджер по работе с очередью создает необходимый план заездов, исходя из требований зернового терминала: времени обработки одной машины, предпочтительной культуры, которую нужно принять и т.п.

Например, известно, что каждые 15 минут можно запускать одну машину на территорию для работы с ней.

Создаются различные варианты плана заезда:

  • Простой и четкий план с заездом каждые 15 минут:

№1 – 700, №2 – 715, №3 – 730, №4 – 745  и т.д.

  • С учетом планируемой к выгрузке культуры или в зависимости от номера технологической линии, на которую планируется заезд. Например:

Пшеница фуражная на первой линии:

№1.1 – 700, №1.2 – 715, №1.3 – 730, №1.4 – 745 и т.д.

Кукуруза на второй линии:

№2.1 – 710, №2.2 – 725, №2.3 – 740, №2.4 – 755 и т.д. 

  • Может быть и такой вариант, что в каждом втором или третьем часе работы оставляется 20-30 минут времени для «непредвиденных обстоятельств». Все понимают, что в жизни бывают разные моменты и нужно время для их решения.

Вариантов составления таких планов много, меняться они могут хоть каждый день, и нужный определяется не программистами, а менеджерами элеватора и опытом работы.

 

Причём, такое планирование идёт не «сегодня на сегодня», а «сегодня на завтра» или «сегодня на завтра и всю следующую неделю». Его организует сам зерновой терминал. Согласитесь, ведь гораздо приятнее и продуктивнее работать в спокойном спланированном ритме, без лишних нагрузок на нервные клетки и голосовые связки персонала.

Кто имеет  право записывать машину в очередь

Доступ к записи в эту очередь дает сам зерновой терминал и только тем, с кем заключен договор. То есть, любой желающий «хакер» или конкурент из интернета не может зайти и записать на разгрузку «левую» машину, которая потом не приедет, но очередь будет занята. Ну а сам терминал ведет «черные» списки, с кем не хочет иметь дело.

Поставить автомобиль в очередь на разгрузку может:

  • Сам производитель зерна — хозяйство, сдающее зерно на хранение.
  • Зернотрейдер, покупающий продукцию у производителя и везущий её на элеватор. Это могут быть его логисты, экспедиторы или водители.
  • Автотранспортное предприятие, выполняющее перевозку зерна. Если заказчик перевозки делегирует ему такие права в виде временного логина и пароля.
  • Водитель конкретной автомашины, которому производитель, зернотрейдер или руководство перевозчика доверило право записываться в очередь. Как раз он может наиболее точно определить время, когда сможет подъехать на разгрузку.

Опять же всё это будет определять сам зерновой терминал, исходя из своих условий. Он будет выдавать логин и пароль на право работы с электронной очередью.

Запись машины в очередь на разгрузку или погрузку

Поклажедатель, имеющий доступ к этому плану, понимает, когда есть свободные периоды для заезда и делает предварительную запись своей машины в эту очередь.

Он же знает, когда планирует приехать.

При первичной записи машины в очередь указываются не только её номер, но и другая необходимая информация по водителю и планируемому к выгрузке культуре, в том числе телефон ответственного за груз поклажедателя. Это может быть как фермер, сдающий на хранение свою продукцию, так и зернотрейдер.

Если записался новый контрагент или «сомнительный товарищ»,  менеджер очереди на элеваторе должен получить подтверждение, что это реальная машина и такой рейс действительно будет. Только после этого номер в очереди на указанное время подтверждается зерновым терминалом, и он становится занятым для других. Если время занял проверенный партнер, с которым давно налажена работа — возможно, никакой дополнительной проверки и не понадобится. Ну, а принцип «кто первый встал, того и тапки», еще никто не отменял.

Вся система должна работать как версия с доступом через браузер, так и через мобильное приложение на смартфоне. Мобильное приложение даже, наверное, более удобно — менеджерам «в поле» и водителям так будет гораздо удобнее и проще. Да и, наверное, логистам зернотрейдера будет удобнее записывать свои машины в очередь не только находясь за офисным компьютером, но и в любое время в удобном месте.

Регистрация прибывшей машины на площадке для отстоя, проверка и ввод дополнительной информации

Зная, что машина должна заехать на территорию элеватора в указанное время, водитель, естественно, старается приехать немного заранее и уже по приезду регистрируется у оператора элеватора, отвечающего за организацию и ведение внешней очереди, подтверждая, что он фактически готов к заезду.

Причем происходит это на внешней площадке для отстоя транспорта, и можно использовать для такой работы сотрудников охраны.

Оператор работает с мобильным приложением на смартфоне, в котором сверяет номер машины, фамилию водителя и другую информацию с введенными при регистрации данными и, при необходимости, корректируя их. Работающий вариант такого приложения я видел.

В случае необходимости, можно также ввести и дополнительную информацию, необходимую для работы АСУ элеватора: номер и данные из ТТН. В будущем, когда заработает анонсированный министерством инфраструктуры проект о внедрении электронных ТТН ТТН (приказ № 413 Міністерства Інфраструктури України), эти данные можно будет подгружать в систему автоматически.

Если машина по какой-либо причине не появляется ко времени регистрации, то менеджер очереди всегда может прямо из этого же приложения позвонить водителю и уточнить — в чём проблема. Исходя из полученной от водителя информации, менеджер решает, что делать дальше — пускать следующую по очереди машину, уже стоящую на отстое, освободить это время для записи других автомобилей, или сделать другое действие.

В случае если машина приехала без всякой первичной регистрации, менеджер очереди сам вносит через мобильное приложение всю необходимую информацию и решает, когда эта машина въедет на территорию.

Что это дает элеватору?

  • Четкое и оперативное понимание менеджментом, какие машины, с какими культурами и весом готовы на выгрузку.
  • Предварительное внесение информации в АСУ зернового терминала и реальную экономию времени при въезде машины на разгрузку. Вся информация уже будет в системе учета, и машина сразу едет на взвешивание или анализ зерна.

Заезд машины на территорию элеватора для разгрузки или погрузки

Если автомобиль прошёл регистрацию и наступает плановое время, менеджер очереди разрешает заезд на территорию элеватора и водитель получает информацию об этом.

Это может быть:

  • команда по громкоговорителю;
  • информация на табло, видимое всем водителям;
  • СМС или звонок водителю от менеджера очереди из мобильного приложения: «свайпнул» по номеру машины в одну сторону — водителю ушла СМС, «свайпнул» в другую — сделал звонок.

Машина заезжает на территорию элеватора и далее двигается по схеме внутренней логистики, принятой на конкретном терминале: берутся пробы зерна, едет на взвешивание, становится под разгрузку или погрузку и т.д.

Но в чём эффект, что важно и удобно при использовании такого подхода?

Вся предварительная работа по вносу первичных данных в систему учета элеватора, уже сделана при записи машины в очередь или при регистрации у менеджера очереди на площадке отстоя. Время обслуживания каждой машины непосредственно на элеваторе сокращается, что приводит к увеличению общего количества машин, обработанных за сутки.

Причём большинство информации вносится в месте её порождения — у поклажедателя.

Она же несколько раз проверяется независимыми людьми:

  • поклажедателем при вводе;
  • сотрудником при регистрации машины на площадке отстоя;
  • менеджером при работе с машиной непосредственно в самом элеваторе.

Всё это резко уменьшает влияние «человеческого фактора».

Перспективы развития системы

В качестве дальнейшего развития подобной системы возможно управление формирующейся очередью с учетом планируемой номенклатуры выгружаемой продукции.

Понимая, что если сейчас элеватор осуществляет приемку, например, кукурузы, то машины с пшеницей логичнее собрать вместе одной группой и запускать после приема всех машин с кукурузой. Указывая в планируемой очереди желаемую культуру, элеватор может даже дополнительно привлечь тех, кто не хочет стоять сутки на другом зерновом терминале, ожидая разгрузки.

Основные задачи, которые должен решать в АСУ модуль организации и ведения электронной очереди

  1. Организация и управление электронной очередью въезда на зерновой терминал.
  2. Ввод и проверка предварительных данных, необходимых для обслуживания транспорта непосредственно на элеваторе. Набор конкретных данных, которые можно ввести в АСУ зависит от требований конкретного элеватора. Он может быть от минимальной информации о машине, водителе и поклажедателе до ввода всех данных из ТТН, привезенной водителем.
  3. Контроль выезда машин с территории элеватора. В нем на выезде машины должно отмечаться время. Вполне возможно, что делаться это может и автоматически с помощью камер, считывающих номер.
  4. Формирование запроса руководству в случае каких-либо нештатных ситуаций и получение от него согласованного ответа.
  5. Формирование информации о текущем состоянии очереди и планируемых на разгрузку культур в разрезе наименований и тоннажа для менеджеров элеватора.
  6. Сбор и накопление информации в электронном виде о реальном потоке транспорта для дальнейшего анализа. 

Какие плюсы дает элеваторам и зерновым терминалам организация автомобильной электронной очереди

  1. Возможность более четко планировать свою работу.
  2. Уменьшение времени на обработку каждой машины.
  3. Уменьшение затрат на содержание площадки отстоя, так как со временем уменьшится количество простаивающих машин.
  4. Уменьшение конфликтов с местными властями и населением в связи с большим скоплением тяжелых зерновозов на подъездах к элеваторам и зерновым терминалам. Особенно это критично для приморских областей: Одесской, Николаевской, Херсонской, Запорожской.
  5. Работа с электронной очередью вовсе не отменяет свободного приезда машины с зерном, очерёдность обслуживания которой будет решать менеджерами терминала уже на месте.
  6. Возможность дополнительного заработка. Ведь доступ к этой очереди может быть и платным — пусть это будут и не большие деньги, но поклажедателю должно быть дешевле заплатить за запись в очередь и уменьшить время простоя, чем платить за него.
  7. Для менеджеров элеватора появится лишний аргумент при покупке сельхозпродукции и торговле по цене: «пусть у нас на 10 гривень за тонну дешевле, но зато нет простоев и платы за них».
  8. Возможность анализа накопленной в электронном виде информации о реальном потоке транспорта.

 Плюсы для зернотрейдеров и других поклажедателей

  1. Планирование своей работы. Так как в системе можно видеть реальное состояние очереди на текущий момент, поклажедатель может, хотя бы ориентировочно, спланировать время, когда он должен быть на элеваторе.
  2. Уменьшение затрат на оплату простоя автотранспорта.
  3. Получение руководством и менеджерами текущей информации о состоянии обслуживания каждой машины на терминале в реальном времени: они в дороге, ждут или уже разгружаются.

В качестве заключения хочется сказать, что некоторые холдинги в Украине подобные проекты уже внедрили, и очень хотелось бы видеть в комментариях опыт тех, кто с ними работали.

Александр Тодуров, эксперт по автоматизации

Выполнено с помощью Disqus