Быстрее, дешевле, удобнее: как ускорить подачу/уборку вагонов-хопперов и уменьшить оплату их простоев на зерновом терминале

Вагоны-зерновозы
Вагоны-зерновозы
Источник фото: Elevatorist.com

Мы продолжаем серию статей по обсуждению  вопросов оптимизации затрат элеваторов и зернотрейдеров, связанных с работой «Укрзалізници» (УЗ),  и автоматизации этих процессов.

В прошлых статьях было рассказано о:

Мобильном приложении:

  • обмениваться документами с Единой Автоматизированной Системой Управления Грузовыми Перевозками УЗ (АСУ ГП УЗ-Е);
  • видеть на гугл-картах в смартфоне дислокацию своих хопперов, следующих в порт;
  • при пломбировке вагонов-зерновозов зразу вносить в железнодорожные накладные номера пломб запорно-пломбировочных устройств (ЗПУ).

Сервисе УЗ, который называется Direct UZ, предназначенном для:

  • организации своевременной подачи вагонов на портовый зерновой терминал, например, прямо в порт в момент швартовки судна и постановки его под погрузку;
  • контроля дислокации зернотрейдерами своих вагонов с зерном по железнодорожным станциям.

В этой статье хочется рассмотреть вопрос автоматизации работ  по приемке/уборке вагонов-зерновозов на элеваторах и портовых терминалах от перевозчика, что, в конечном итоге, приводит к уменьшению расходов на оплату простоя вагонов

Компании, получающие в свой адрес составы с зерном, столкнулись с проблемой долгого оформления вагонов на станциях при подаче или уборке и решили ускорить этот процесс. Одновременно с этим сократить и расходы на оплату простоя или использования хопперов.

Еще одним фактором, подтолкнувшим их к этому процессу, стала необходимость документирования состояния вагонов, поступающих от УЗ с целью решения конфликтных ситуаций типа «кто же повредил вагон». Когда есть фотография хоппера, полученного от УЗ, гораздо проще убеждать её в том, что «мы с вагоном ничего не сделали, он в таком состоянии был к нам подан».

Если компания  получает партии зерна по железной дороге, то у неё должен быть сотрудник, в задачи которого входит:

  • прием вагонов c зерном на станции от перевозчика;
  • проверка наличия и целостности пломб ЗПУ;
  • контроль самих хопперов на наличие повреждений и дефектов, способных повлиять на перевозимый груз;
  • подготовка документов на подачу и уборку вагонов.

Само название должности в разных компаниях отличаются, поэтому в этой статье мы будем называть такого сотрудника «Агент коммерческого осмотра» («агент осмотра»).

Вот именно для них, работающих «в поле», а не в офисе и существует специальное мобильное приложение, значительно облегчающее работу и ускоряющее весь процесс обработки вагонов и подготовки документов при их подаче и уборке. В статье мы будем назвать его МП «КАС» (Мобильное приложение «Коммерческий агент станции»).

Логика работы с приложением

Приложение «КАС» устанавливается на мобильный телефон: служебный  или личный — это как решит руководство предприятия.

Агент коммерческого осмотра осматривает на станции прибывшие вагоны, проверяя и внося в приложение всю необходимую информацию. Приложение регулярно обменивается информацией с системой учета трейдера или экспедиторской фирмы, обрабатывающей вагоны.

Для решения всех вопросов с УЗ: обмена документами, претензиями и т.п. связываются менеджеры из главного офиса компании грузополучателя.

Схему обмена информацией при работе с приложением можно изобразить так:

Схема обмена информацией при подаче вагонов между агентом коммерческого осмотра, экспедиторской компанией и УЗ

При приемке вагонов агент коммерческого осмотра проверяет:

  • Наличие, целостность и соответствие всех пломб ЗПУ на каждом вагоне и в соответствующей накладной. В случае выявления нарушений, он фиксирует их, делает описание и фотографии для подтверждения этого факта.
  • Целостность самого вагона, наличие повреждений или поломок также делая их текстовое описание и фото фиксацию. Это не относится к техническому осмотру вагона и его ходовой части, которое делает сама УЗ.
  • Если все пломбы целые и соответствуют накладной, вагон не имеет повреждений, он ставит в приложении галочки о готовности принять вагон и фиксирует время подачи. В противном случае описывает другие возникшие проблемы, в том числе делает фотографии, для оформления документов в АСУ предприятия, в которую автоматически передается вся эта информация.

Всё это агент делает на мобильном телефоне прямо у вагона.

Если принимается большое количество вагонов сразу, несколько таких агентов могут работать одновременно, но каждый со своим телефоном и приложением (под своей учетной записью). Такая организация работы резко уменьшает время проверки и оформления, подаваемых под разгрузку и возвращаемых железной дороге вагонов.

Один сотрудник с приложением, может за смену обработать гораздо большее число вагонов, значительно увеличив свою производительность.

Проверяя вагон, агент коммерческого осмотра открывает в приложении данные по нему и сразу видит всю необходимую информацию: номер накладной, список пломб ЗПУ, которые должны стоять на всех его люках, собственника груза, грузоотправителя, грузополучателя и т.п., не таская с собой кипу бумаг.

В случае, обнаружения дефектов, несоответствия пломб ЗПУ и других нестандартных ситуаций, в приложении сразу описываются и фиксируются все эти нарушения. Делаются фотографии пломб, повреждений вагона, и эта информация сразу же отправляется в офис ответственному сотруднику, который на этом основании уже принимает решение, что делать с данным вагоном дальше.

В результате, получается, что менеджер зерновой компании или экспедитора, ответственный за обработку всех принимаемых вагонов, сидя в офисе в on-line режиме видит, как происходит их подача. Оперативно получая информацию обо всех нарушениях, выявленных при осмотре вагонов, он может сразу же оформлять документы и связываться с представителями УЗ для решения возникших конфликтных ситуаций.

При организации работы без этого мобильного приложения, нужно дождаться, пока все агенты осмотра вернуться в офис и доложат о проделанной работе. Покажут фотографии нарушений и «перекинут» их в АСУ предприятия, напишут текстовое описание возникших конфликтных ситуаций и т.п. Только после этого можно готовить документы для решения спорных моментов. А ведь это всё время, которое стоит денег. Чем быстрее вагоны будут разгружены и поданы на уборку — тем меньше денег нужно платить УЗ или другому арендодателю за их использование или простой.

Аналогично построена работа и при уборке вагонов. После его разгрузки агент коммерческого осмотра выбирает в приложении из уже существующего списка номер разгруженного вагона, фиксирует время и готовит информацию для подачи его на уборку. В случае необходимости, его так же фотографируют для того, чтобы иметь доказательства для УЗ или арендодателя, в каком виде хоппер-зерновоз покинул территорию порта или предприятия.

Эта информация, так же как и в случае с подачей вагонов, отправляется в АСУ предприятия и там формируется запрос на уборку вагонов в УЗ.

Скорость оформления документов для уборки вагонов не менее важна для грузополучателя, чем при подаче, тем более, что некоторые зерновые компании обрабатывают сотни вагонов в день и объемы работ у них просто огромные.

Решение спорных ситуаций по нарушениям пломб и повреждениям вагонов с УЗ или арендодателями вагонов 

Возможность в МП «КАС» прикреплять фотографии состояния каждого хоппера и пломб ЗПУ при подаче и уборке вагонов сильно укрепляет позиции зерновых терминалов и элеваторов в решении различных конфликтных ситуаций с УЗ или арендодателем вагонов.

При обнаружении повреждений вагонов, несоответствия или срыве пломб, всегда можно показать в каком состоянии был получен вагон, и в каком состоянии его вернули после разгрузки. Причем фотографии легко найти в базе фотоматериалов по всем обработанным вагонам. Все они связаны с номером вагона и хранятся на серверах столько, сколько нужно хозяину системы.

Опыт эксплуатации в некоторых компаниях привел их к решению делать фотографии каждого вагона, который они обрабатывают при подаче и уборке. Этим они страхуют себя при любых конфликтных ситуациях с арендодателями вагонов в будущем. И этот опыт показывает, что они уже многократно окупили свои затраты даже на том, что смогли эффективно доказать, что поданные им вагоны уже имели повреждения до момента приема.

Интеграция приложения с существующими учетными системами (АСУ) зерновых компаний

Важной особенностью этого мобильного приложения является то, что оно может быть «бесшовно» интегрировано в существующие АСУ зерновых компаний и терминалов.

Данные по планируемым к подаче вагонам будут автоматически загружаться в приложение перед началом осмотра вагонов и регулярно синхронизироваться с центральной базой в процессе работы.

Приложение работает как в режиме ON-Line, так и в OFF-Line.

Если связь есть, то оно автоматически раз в несколько минут синхронизирует данные с АСУ предприятия. Если же у сотрудника, работающего, например, с вагонами на осмотровых путях станции, отсутствует связь, то он продолжает нормально работать с приложением. После появления связи, просто «сбрасывает» все наработанные документы и фотографии в центральную базу, синхронизируя с ней всю информацию.

Сотрудники зерновой компании, работающие в офисе продолжают трудиться в своей привычной системе учета, оперативно получая всю нужную им информацию из приложения.

Опыт эксплуатации приложения в таких компаниях как «Наваль-Логистик», «Альфа-Карго», «Залізничні експрес перевезення», «Південна транспортно-експедиційна компанія» и других показывает его экономическую эффективность:

  • Уменьшилось время приемки вагонов на станции. Они стали быстрее подаваться на разгрузку. Аналогично и при уборке –заявки в УЗ на уборку вагонов формируются более оперативно.
  • Сократилось время пустых простоев вагонов и, соответственно, уменьшились платежи за простой и использование подвижного состава.
  • Уменьшилось влияние «человеческого фактора» и увеличилась скорость подготовки документов для перевозчика.
  • Исчезли необоснованные претензии УЗ и арендодателей о повреждениях вагонов, якобы полученных при разгрузке.
  • Срок окупаемости затрат на приобретение приложения составляет один-два месяца.

Александр Тодуров, эксперт по автоматизации