Подводные камни бюджетирования

Несколько дней назад наткнулась в Интернете на цитату Дуайта Эйзенхауэра: «При подготовке к сражению я всегда находил, что планы бесполезны, но планирование — обязательно». Это натолкнуло меня на мысль написать о планировании и бюджетировании на элеваторе.

Вряд ли кто-то оспорит тот факт, что планирование на предприятии необходимо, ведь нельзя работать по принципу: «Даст Бог день, даст и пищу». Но все чаще и все больше предприятий не ограничиваются процессом планирования, а и внедряют процесс бюджетирования. Что это? Необходимость или дань модным веяньям?

Об элеваторах крупных агрохолдингов речь заводить не стоит, там понятна необходимость и планирования, и бюджетирования. Куда более интересно рассмотреть обычный линейный элеватор, как отдельный бизнес без собственного производства зерновых в расчете на постореннего поклажедателя.

Как правило, мысль о том, что необходимо внедрять бюджетирование приходит тогда, когда управлять «из головы» уже плохо получается. И неважно, какое руководитель принимает решение — привлекать консалтинговую компанию или внедрять бюджетирование своими силами, есть ряд проблем, с которыми предприятие все равно сталкивается в столь сложном процессе.

Итак, для начала стоит разобраться с определениями:

ПЛАНИРОВАНИЕ — процесс прогнозирования, разработки и внедерения на предприятии системы количественных и качественных показателей его развития, который определяет темпы, пропорции, тенденции развития данного предприятия и содействует выбору наиболее благоприятных путей к достижению целей.

БЮДЖЕТИРОВАНИЕ — исходя из значения английского слова budgeting, это планирование и разработка бюджетов, деятельность в рамках этапа планирования бюджетного процесса. Бюджетирование, это процедура составления и принятия бюджетов, одна из составляющих системы финансового управления, предназначенная для оптимального распределения ресурсов хозяйствующего субъекта во времени.

Основное отличие бюджетирования от финансового планирования заключается в делегировании финансовой ответственности. То есть система бюджетного управления строится на принципе коллегиального принятия решений на бюджетном комитете, где решения должен принимать не один человек, а группа управленцев – топ-менеджеров.

Если вы решили, что ваше предприятие остро нуждается именно в процессе бюджетирования, то вам стоит обратить внимание на некоторые нюансы:

Во-первых, бюджетирование процесс трудозатратный. Сбор информации от структурных подразделений (а чаще всего предприятие сталкивается с нежеланием сотрудников планировать, и уж тем более фиксировать эти планы на бумаге; дескать, жили мы 20 лет без бюджетов и еще 20 лет проживем), разработка трех сценариев развития событий (оптимистичного, пессимистичного и реалистичного), формирование бюджетов, защита, корректировка планов, консолидация, контроль исполнения или план-фактный анализ и т.д. занимают массу времени. И все чаще сотрудники задают вопрос «А когда же нам работать и выполнять эти показатели, если мы основную массу времени занимаемся заполнение бумаг?» Да и стоимость рабочего времени сотрудников, занятых в процессе бюджетирования зачастую не самая низкая. И как результат появляются дополнительные затраты.

Во-вторых, вам придется столкнуться с трудностями прогнозирования. Ведь доходы элеватор получает от оказания услуг по приемке, очистке, сушке, хранению и отгрузке. С оказанием этих услуг связаны и расходы. Вроде бы все понятно, но есть одно но: объем оказанных услуг зависит от клиентов элеватора, от того, будут ли они в период прогнозирования пользоваться услугами элеватора или нет. Получить от клиентов такую информацию наперед в основном не представляется возможным. И не потому, что клиенты нерадивые, а потому, что их действия зависят от многих факторов, таких как: погода, динамика цен, наличие ж/д вагонов, государственные рычаги регулирования экспорта, влияние многочисленных инспекций. Таким образом, разрыв между прогнозом и реальностью может составлять ***%.

Возможность корректировки прогноза позволяет уменьшить эту погрешность, но незначительно. Поэтому для финансовых служб предприятия, такое бюджетирование не эффективно, а для производственников лишняя трата времени и бумаги.

И, в некоторых случаях этот процесс демотивирует сотрудников. В особо ярких компаниях вводят бездумное наказание в виде депремирования за отклонение от плана, причем как в меньшую, так и в большую сторону. При этом не анализируют причины, повлиявшие на отклонение. Это приводит к тому, что участники этого процесса, могут саботировать перевыполнение плана, а в случае регулярного лишения переменной части заработной платы, и вовсе могут уволиться.

Таким образом, всем руководителям, которые задумались о внедрении бюджетирования на своем элеваторе, стоит проанализировать, действительно ли есть острая необходимость в этом процессе именно на вашем предприятии? Готовы ли вы ко всем трудностям, с которыми придется столкнуться, и стоит ли игра свеч?

Выполнено с помощью Disqus