АгроЕкспедиції 
Біржа елеваторів 
Автоматизація елеваторів: у чому її суть і що це дасть у реальному житті. Частина 2
Джерело фото: Elevatorist.com
Продовжуючи почату в попередній статті тему про автоматизацію систем обліку і управління на елеваторах, в цій частині ми обговоримо існуючі та найбільш поширені підходи до цього питання.
Нині, через низку обставин, існує декілька підходів до питання автоматизації обліку на елеваторах.
Excel–автоматизація
Основою автоматизації будь-якого процесу є первинні дані, які потрібно десь зберігати. Наприклад, дані на машину та водія, найменування продукції, якість та кількість прийнятого зерна, договори з контрагентами, завантаження силосів і т.п.
І тут на сцену випливає найпростіша та найпоширеніша псевдоавтоматизація, яку часто називають «Excel–автоматизацією».
Суть її в тому, що усі потрібні облікові дані зберігаються в Excel-табличках. Зберігають їх на локальних комп'ютерах та копіюють від співробітника до співробітника. Трохи просунуті використовують для цього мережеві диски, даючи спільний доступ потрібним співробітникам. Ну а найпередовіші тримають ці таблиці на Google-дисках, моделюючи таким чином онлайн доступ до даних «з будь-якої частини світу».
Називати це автоматизацією не можна, тому що Excel лише трохи спрощує зберігання та розрахунки, але нічого не автоматизує і тим більше нічим не управляє.
У чому мінуси та плюси такого підходу
- Звичайний «людський фактор»: помилки при введенні або коригуванні інформації.
- Дані практично завжди вводяться вручну, навіть не дивлячись на те, що багато данних, які постійно повторюються, наприклад, назва культури, дані на машини або водіїв.
- При введенні одних і тих же даних кожен співробітник пише їх по-різному: наприклад, літери в номерах машин одні вводять кирилицею, а інші англійською абеткою і т.п., що в результаті призводить до помилок у пошуку, сортуванні та групованні даних для звітів.
- Випадкове чи навмисне спотворення чи видалення інформації–Excel не забезпечує безпеки даних, і це дуже важливий момент. Неможливо забезпечити реальну безпеку інформації в Excel та поділ доступу до неї.
- Таблиць часто не одна, що, по-перше, породжує дублювання дій та інформації, по-друге, «перетинає/нашаровує» зони відповідальності співробітників, по-третє, часто жодна з таблиць не може відобразити «картини в цілому».
Та й плюси Excel-табличок тільки в тому, що це все практично безкоштовно. Але пам'ятаємо, що «безкоштовний сир буває лише в мишоловці».
«Клаптева автоматизація». Набір дрібних і різнопланових програм
Другий підхід до автоматизації програмісти зазвичай називають «зоопарком».
Сенс його в тому, що автоматизуються невеликі шматочки виробничих та облікових процесів різними людьми, фірмами, в різний час і не пов'язаними між собою. Зазвичай це робиться під конкретних співробітників та їхнє розуміння, що повинна робити програма саме для їхньої зручності, без взаємозв'язку з іншими службами і процесами.
Наприклад, облік результатів аналізів в лабораторії ведеться в якійсь своїй системі, написаній «талановитим студентом», який працював кілька років тому і вже звільнився, але його програма продовжує працювати і цілком влаштовує саме лабораторію. І вона ніяк не пов'язана з робочим місцем на КПП, ваговій та, тим більше, обліком.
У обліковців своя програма, яку колись замовили знайомому фрілансеру і він написав її тією мовою програмування, яку знав. Дані з лабораторії до неї вводяться вручну. За якими правилами обліку і як вона працює вже ніхто не пам'ятає, але «начебто працює правильно». Як до неї вносяться зміни? «Ну, платимо цьому фрілансерові, і він щось там робить. Звичайно, це довго чекати і дорого, але без нього ми нікуди не дінемося — тільки він знає, як це працює».
До того ж, часто буває так, що співробітник, який працює з такою «автоматизацією» звільняється, забуває або не хоче сказати паролі, пояснити, як працювати з такою програмою і усе на цьому і закінчується. Більше ніхто нічого не знає і все повертається до ручної роботи або Excel-автоматизації.
Плюсів у такої «автоматизації» зовсім мало: «начебто є», але особливого ефекту для всієї організації немає.
Мінуси все ті ж самі, що і при «Excel-автоматизації», лише питання втрати та передачі даних стоїть ще гостріше.
Якщо у випадку з excel зрозуміло, де і в якому вигляді зберігаються дані, то у випадку «зоопарку» кожна програма зберігає дані десь у своєму місці, часто в незрозумілих, кодованих або зашифрованих файлах і отримати до них доступ складно. Не рідкісні випадки, коли елеватори втрачали взагалі всі дані таких програм.
Перенести дані з однієї програми в іншу в більшості випадків можна тільки вручну або знову ж таки через Excel.
Автоматизація обліку на елеваторі як «розширення» системи бухобліку
Третій підхід полягає у розширенні можливостей вже існуючих програм бухгалтерського обліку.
Потрібно віддати належне бухгалтерам — вони завжди виступають двома руками за автоматизацію своєї діяльності та практично у кожній бухгалтерії впроваджено систему бухгалтерського обліку.
І ось на базі цих систем, дописуючи додаткові модулі та функції, намагаються постфактум автоматизувати оперативний та управлінський облік елеватора.
Головний мінус цього підходу — немає оперативного обліку та управління виробничими процесами. Дані в таку систему вводяться знову ж таки вручну, одним бухгалтером та після того як пройшла операція, коли бухгалтер фізично зможе ввести дані в систему.
«Людський фактор» при такому підході грає дуже велику роль — все залежить від цієї людини. До того ж, такий підхід не дозволяє керувати оперативними процесами. Наприклад, визначати чіткий порядок руху кожної конкретної машини територією елеватора під час здачі продукції залежно від культури та її якості.
Про те, як має бути побудована система обліку та управління та які при цьому виникають проблеми, ми поговоримо у наступній статті нашого циклу.
Читайте по темі: Автоматизація елеваторів: у чому її суть і що це дасть у реальному житті. Частина 1
