Чем привлечь поклажедателей на элеватор?

На элеваторах можно исключить простои автомобилей

Источник фото: Elevatorist.com

Конкуренция между различными элеваторами и зерновыми терминалами от сезона к сезону усиливается и в настоящее время выходит на новый уровень. Бороться за поклажедателя, используя только один, хотя и очень важный фактор цены, становится все сложнее и сложнее.

Как элеватору привлечь к себе поклажедателя, если разброс цен с конкурентами на услуги и принимаемую продукцию минимален и уже не играет принципиальной роли? Если транспортное плечо иногда различается на несколько километров? Особенно это касается припортовых зерновых терминалов, расположенных в южных областях страны.

Терминалы и элеваторы предлагают различные дополнительные услуги, индивидуальные условия, скидки и т.п. И хотя эти методы будут использоваться всегда, но все они, в итоге, ведут к уменьшению собственной прибыли.

Как быть дальше?

Давайте рассмотрим один маленький, но  важный для поклажедателя вопрос. Элеваторы не очень обращают на него внимание, хотя, в последнее время, некоторый из них уже начинают поглядывать и в эту сторону.

Одной из больных точек практически всех зерновых терминалов и элеваторов, особенно в период массовой сдачи продукции, является очередь из зерновозов, стоящих за воротами и ожидающих разрешения на въезд.

Причем платит за простой этих машин поклажедатель, который не хочет этого делать и всячески стремится этого избежать.

Тот элеватор, который сможет минимизировать для своего поклажедателя эти расходы, получит дополнительное конкурентное преимущество в его глазах.

Ведь фактически элеватор поможет ему исключить простой и уменьшить расходы на свой или арендованный транспорт.

Беседы с различными сельхозпроизводителями и зернотрейдерами, подтверждают эту мысль. Все они согласились с тем, что плановость и четкое понимание графика заезда машин на элеватор под разгрузку или погрузку, возможность в реальном времени контролировать машину и сам процесс обработки зерна значительно поднимут их интерес к тому элеватору, который это обеспечит.

Мало того, сумев организовать плановость заезда машин на свою территорию, элеватор или зерновой терминал:

  • Обеспечит себе спокойную и плановую работу. Сохранит нервы и голосовые связки своих сотрудников, водителей и работников поклажедателя.
  • Уменьшит время, и значительно снизит ошибки при вводе данных по зерновозам в свою АСУ — все данные по машинам вводятся поклажедателем, записывающим машину в очередь, а сотрудник элеватора просто сверяет эти данные с фактическими.
  • Оптимизирует работу своего оборудования, исключив его неэффективные перенастройки между различными культурами.
  • Избежит ненужных и вредных для имиджа конфликтов с местными жителями и властями по поводу стоящих под домами и вдоль дорог зерновозов.
  • Исключит злоупотребления среди своих сотрудников, отвечающих за пропуск машин на территорию.
  • Сделает для поклажедателя процесс обработки грузов «прозрачным», что увеличит его лояльность к элеватору.

И как итог: получит дополнительные «плюсы» в глазах своих клиентов.

Ведь для всех участников процесса будет гораздо проще и удобнее подъехать к воротам элеватора в назначенное время, обслужиться и спокойно уехать, не тратя время, деньги и нервы в бесполезном простое зерновозов.

Грамотно организовать такую очередь не так просто, как кажется на первый взгляд.

Для этого нужно:

  • Прежде всего, желание акционеров и руководства организовать и внедрить этот процесс у себя на элеваторе.
  • Программный комплекс, связанный с общей АСУ элеватора или зернового терминала, и обеспечивающий простую и понятную работу всех участников с электронной очередью зерновозов.

В этой статье мы рассмотрим некоторые вопросы организации работы и идеологию одного из таких комплексов.

В самом полном варианте автоматизация учетной и управляющей деятельности элеватора, в части, касающейся управления внешней очередью, включает в себя несколько подсистем и автоматизированных рабочих мест:

  • Программный комплекс «АСУ Элеватора (Зернового терминала)» — как центр всей информационной системы элеватора или зернового терминала, включающий в себя автоматизацию всех подразделений и служб и реализующий ведение количественно-качественного учета груза.
  • «Электронная Очередь» — основная подсистема, отвечающая за работу с внешней очередью машин на элеватор.
  • Автоматизированное рабочее место (мобильное приложение) «Регистратор зернового терминала» — предназначено для сотрудника элеватора, работающего в «поле» и контролирующего прибытие зерновозов на площадку отстоя. Он же проверяет соответствие предварительно внесенных данных в ТТН с реальными. Наличие такого сотрудника не является обязательным и зависит от правил работы, принятых на конкретном элеваторе. В практической реализации его обязанности могут быть распределены между другими сотрудниками.
  • «Личный кабинет клиента элеватора» — веб-сервис, позволяющее поклажедателю работать с электронной очередью элеватора, видеть обслуживание своих машин и решать с элеватором спорные вопросы.
  • «Директор элеватора (зернового терминала — мобильное приложение, позволяющее руководителю быть всегда в курсе оперативных процессов, проходящих на элеваторе и дающий сводную информацию о деятельности элеватора и состояния очереди в реальном времени. Не обязательный, но очень эффективный инструмент для директоров, привыкших постоянно быть в курсе всех процессов и быстро решать возникающие вопросы.

Общая схема взаимодействия представлена на этом рисунке, а более детально мы рассмотрим её ниже.

Схема информационного взаимодействия между подсистемами при работе с внешней очередью машин на элеваторе

План заезда, тайм слот, доступ поклажедателей к плану

Центром всего процесса является установленная на элеваторе система управления и учета. Кто её разработчик — не имеет принципиального значения. Одной из задач, работающих в ней, обычно является задача формирования производственного плана элеватора на определенный период: неделю, день и т.п.

Главное в этом плане — понимание того, в какой период времени, на какой линии, какую культуру элеватор планирует принимать или отгружать. Т.е. электронная очередь зерновозов может работать как на прием зерна на хранение, так и на его отгрузку с элеватора.

План элеватора по приемке зерна на октябрь 2021

Этот план, согласованный со всеми службами и утвержденный руководством, автоматически передается в подсистему «Электронная Очередь». Отвечает за организацию работу электронной очереди со стороны зернового терминала один из его сотрудников, которого для краткости будем называть «оператор очереди».

Прежде всего оператор очереди выдает поклажедателям, у которых заключён договор с элеватором на обслуживание, права на доступ к электронной очереди. Делается это при заключении договора на обслуживание.

Поклажедатели, будь то фермерское хозяйство, зернотрейдер и т.д., используя вeб-сервис «Личный кабинет клиента элеватора», могут записывать автотранспорт в очередь прямо «в поле». Причем, например, фермерское хозяйство, может делегировать свои права на запись в очередь конкретному водителю, работающему у него на постоянной основе, или дать временные права водителям, привлеченным на время сезона или конкретной перевозки. Аналогично и логисты зернотрейдера: могут сами записывать зерновозы в очередь или делегировать эти права своим перевозчикам и их конкретным водителям.

Согласно производственному плану и, исходя из технологических требований: времени обработки одной машины, предпочтительной культуры, которую нужно принять и т.п. создается электронная очередь с порядковым номером и планируемым временем заезда автомобиля. Это время для удобства будем называть таймслотом (слотом). Указывать в очереди только время заезда не всегда имеет смысл, так как в силу разных причин время может сдвинуться, а порядковый номер останется.

Например, известно, что каждые 10 минут можно запускать одну машину на территорию для сдачи зерна. Оператор очереди создает план с таймслотами:

№1 – 700, №2 – 710, №3 – 720, №4 – 730 и т.д..

В плане могут быть слоты, отведенные только для конкретных поклажедателей, или те, в которых не разрешается обслуживание поклажедателей. Например, предназначенные для технического обслуживания оборудования и т.п.

План так же может быть разделен по КПП, по которым разрешен заезд зерновозов, или по технологическим линиям, на которых осуществляется приемка разных культур.

Например:

Пшеница фуражная на первой линии:

№1.1 – 700, №1.2 – 715, №1.3 – 730, №1.4 – 745 и т.д.

Кукуруза на второй линии:

№2.1 – 710, №2.2 – 720, №2.3 – 730, №2.4 – 740 и т.д. 

В общем вариантов планов может быть много, меняться они могут хоть каждый день, и требуемый план определяется оператором очереди в зависимости от конкретной ситуации.

Подача и согласование заявки на постановку машины в очередь

Получив права на доступ к электронной очереди элеватора поклажедатель, видя в своем личном кабинете свободные слоты, дает заявку на обработку машины в удобный и доступный ему таймслот.

Например, он видит, что идет прием кукурузы и есть свободное время (слот) на 720. Делает заявку на сдачу своей кукурузы и ждет её подтверждения от оператора очереди. После получения подтверждения статус этого слота в очереди изменяется — он становится занятым для других поклажедателей. Если оператор не подтверждает заявку, то дает обоснование, почему она не подтверждена и ищет вместе с поклажедателем решение возникшей проблемы.

При некоторых условиях заявки могут согласовываться автоматически. Например, в случае если определенный набор слотов по плану выделен одному поклажедателю, то его заявки с конкретными номерами машин могут согласовываться автоматически.

Электронная очередь заезда машин на элеватор на конкретную дату 

Подтверждение прибытия зерновоза на площадку отстоя

После того как машина с зерном выехала от поклажедателя на элеватор, водитель, логист или другое ответственное лицо у поклажедателя, выставляет ей статус «В дороге». Оператор очереди видит этот статус в виде иконки на выбранном слоте и понимает, что по нему уже «идет работа».

Далее происходит контроль прибытия машины на площадку отстоя сотрудником элеватора. Например, это может быть охранник на КПП, который контролирует заезд машин на территорию.

Под «площадкой отстоя» понимается как реально существующая площадка, принадлежащая элеватору, так и просто дорога или место перед воротами.

Если этот сотрудник работает «в поле», на внешней площадке отстоя и т.п. и не может работать напрямую в АСУ элеватора, ему устанавливается специальное мобильное приложение «Регистратор зернового терминала».

Данные по подтвержденным заявкам и сформированной очереди автоматически передаются в это приложение, и регистратор видит все утвержденные оператором очереди заявки.

«Регистратор зернового терминала» выполняет следующие важные функции при работе с очередью:

  • Выставление отметки о том, что автомобиль действительно прибыл на площадку отстоя и готов по первому требованию заехать на территорию зернового терминала для обработки. При этом автомобиль в очереди получает статус «На отстое».
  • Проверка правильности внесения всех данных ТТН по машине, грузу, водителю и т.п. в учетную систему элеватора.
  • Вносит в очередь машины, прибывшие на отстой, без предварительной записи.
  • Так же из этого АРМа можно поддерживать связь с водителями, посредством СМС или быстрого набора телефонного номера водителя простым свайпом по номеру машины в приложении.
  • Этот же сотрудник может выдавать водителям RFID-метки, штрих- или QR коды для идентификации машины при прохождении всей цепочки внутренней логистики при обработке машины. Пример такой цепочки с использованием RFID-метки описан в статье «Автоматизация припортового элеватора Зерноторговой компании Деметра и особенности его работы по отгрузке зерна» 

Примеры окон в мобильном приложении «Регистратор ЗТ

При наступлении времени слота и получения разрешения на въезд автомобиль заезжает на территорию элеватора и получает статус в очереди «Обрабатывается».

Обслуживание зерновоза элеватором

Далее, по желанию элеватора, можно в очереди показывать статус машины во внутренней логистической цепочке. Например, одновременно с обработкой зерновоза информировать поклажедателя о процессе сдачи зерна: результаты взвешивания, лабораторных анализов и т.п. Это довольно полезная функция, делающая для поклажедателя «прозрачным» процесс обработки машин и повышающая его доверие к элеватору.

Так же можно дистанционно, используя сервисы «Личный кабинет клиента элеватора», «Электронная Очередь» и «Директор ЗТ» решать вопросы по согласованию различных нестандартных ситуаций с поклажедателем, оператором очереди или директором зернового терминала. Например, работа с машиной из «черного» списка, что делать в случае несоответствия ожидаемых и реальных результатов лабораторных анализов и т.п. Более подробно функции приложения «Директор ЗТ» описаны в статье «Как сделать смартфон центром управления элеватором и зерновым терминалом»

В этом же приложении директор элеватора или зернового терминала, может получать обобщенную информацию о результатах работы всего элеватора и о текущем состоянии процесса обслуживания машин:

  • реальное текущее состояние очереди;
  • сколько машин и в каком они статусе («В дороге», «На отстое», «Обслуживаются» и т.п.)
  • сколько и какого зерна находится в машинах в очереди и ждет обслуживания, сколько уже принято и т.д.;
  • другую необходимую информацию о работе элеватора с поклажедателями и ходе процесса приемки или отгрузке зерна;
  • дистанционно решать различные спорные ситуации и вопросы с водителями и поклажедателями. 

Примеры окон в мобильном приложении «Директор ЗТ

Таким образом процесс работы с внешней логистикой элеватора становится прозрачным и понятным для всех участников. Поклажедателям не нужно звонить водителям или сотрудникам элеватора с вопросами о состоянии машины, результатах анализов и т.п.

Заключение

В зависимости от конкретных требований технологического и организационного процесса заказчика схема работы может меняться и подстраиваться под его нужды. Некоторые функции могут быть перенесены из одной системы в другую, полностью исключены или модернизированы.

Особенность всей системы в том, что её можно организовать на базе любой АСУ элеватора, доработав связь и передачу информации между АСУ и «Электронной очередью».

Также очередь может работать и вообще автономно, не будучи связанной с основной учетной и управляющей системой элеватора. Но в этом случае будет теряться множество преимуществ системной работы и обмен информацией придется делать вручную, что существенно уменьшит её эффективность.