Автоматизация рутины зернотрейдинга – обработка реестров ТТН от элеваторов и зерновых терминалов

Автоматизация рутины зернотрейдинга – обработка реестров ТТН от элеваторов и зерновых терминалов
Автоматизация рутины зернотрейдинга – обработка реестров ТТН от элеваторов и зерновых терминалов
Источник фото: Elevatorist.com

Продолжая обсуждение темы, начатой в статье «Автоматизация бизнес-процессов как основа выживания и развития зернотрейдеров», поговорим о приемке реестров ТТН выгруженного или погруженного транспорта на элеваторе.

Обычно обработкой этих реестров занимаются экономисты, менеджеры или экспедиторы, отвечающие за перевозку приобретенной в рамках контракта сельскохозяйственной продукции.

По оценкам зернотрейдеров — эта операция занимает много рабочего времени, которое тратится менеджерами совершенно неэффективно. Особенно это становится заметно при увеличении потока заключаемых договоров покупки или продажи зерна в разгар сезона. Формируется большой поток транспорта, перевозящего зерно от сельхозпроизводителей или с линейных на портовые элеваторы, и резко вырастает потребность в быстром и качественном учете перевозимых ими объемов. Некоторым трейдерам даже приходится брать на работу отдельного сезонного сотрудника, который занимается обработкой ТТН и реестров транспорта, разнося эту информацию в существующую на предприятии систему учета.

В чем здесь главная проблема, и чем же вызваны такие сложности?

Проблема в том, что нет единого стандарта данных, которые выдают элеваторы своим поклажедателям.

Каждый элеватор выдает данные так, как принято в его учетной системе и удобно его сотрудникам: в большинстве случаев это, конечно, Excel-таблицы, но некоторые формируют PDF-файлы или документы Word.

Проще всего, конечно, обрабатывать excel-таблицы, но и тут вопрос в том, что формы этих таблиц и набор данных, присутствующих в них, отличаются у каждого элеватора. Да и данные, которые каждый зернотрейдер использует для своего учета, отличаются от одного предприятия к другому.

На рисунке ниже приведены примеры форм реестров ТТН, рассылаемых элеваторами:

Различные формы реестров ТТН выгруженных машин от элеваторов

Что касается PDF-файлов или документов Word, то можно и их обрабатывать автоматически, но реализовать это программно сложнее чем, обработку excel-таблиц. В этом случае, на мой взгляд, вопрос нужно ставить так: если их действительно много, значит нужно писать программу или договариваться с самим элеватором о переводе реестров в excel. Если процент таких реестров не очень высок, то может быть дешевле и эффективнее поручить их обработку вручную менеджеру. В целом это вопрос больше финансовый и организационный, чем программный.

Впервые столкнувшись с автоматизацией, большинство менеджеров, работающих в зерноторговых компаниях, были уверены, что этот процесс автоматизировать невозможно. Слишком много разных вариантов записи одних и тех же характеристик, форматов данных, заголовков таблиц и т.д. В одних таблицах веса записаны в тоннах, в других в килограммах. У одних таблиц в одной графе «Культура» сразу вся информация о принимаемой продукции: «Пшеница 3 кл. 2020 г.», а в других это три разных столбца: «Пшеница», «3 класс», «2020 год». И таких отличий и нюансов масса.

Стояла задача освободить менеджеров от этой механической работы и дать им возможность заниматься своим главным делом — торговать и заключать контракты, зарабатывая деньги.

Проанализировав все варианты входящих документов и то, что необходимо получить в итоге, было написано техническое задание на разработку программного модуля, который бы решал эти вопросы.

Такой модуль был разработан. Для упоминания в этой статье будем называть его «Модуль обработки реестров TTH».

Следует отметить, что модуль может работать не только с реестрами автомобильных ТТН, но также учитывать перевозку зерна в железнодорожных вагонах и контейнерах.

Идентификация минимально учитываемой партии товара, подлежащая учету в рамках выполнения контракта, может идти:

  • по номеру ТТН, если он известен;
  • по номеру автомобиля и, если нужно, прицепа;
  • по номеру вагона при железнодорожных перевозках;
  • по номеру контейнера при контейнерных перевозках зерна

На сайте Elevatorist.com есть интересная статья «Перевозки зерна в контейнерах — за и против»

Модуль обработки реестров ТТН может работать для учета:

  • зернотрейдерами, фермерами или другими поклажедателями перевезенной и выгруженной продукции на зерновых терминалах и элеваторах;
  • погруженного зерна, при его вывозе, например, с разных линейных элеваторов, в рамках одного контракта при продаже на зерновом терминале в порту.

 Для каких реестров транспорта применяется модуль обработки реестров ТТН

Как работает модуль обработки реестров TTH выгруженного или погруженного транспорта

Общая идея в том, что в качестве входных данных для его работы выступают:

  • Реестры ТТН выгруженных/погруженных машин (вагонов, контейнеров) в виде excel-файла, полученные от элеваторов. Некоторые их образцы показаны на рисунке выше.
  • Excel-таблица с планом вывоза продукции на день. Обычно трейдеры ежедневно готовят такую таблицу для контроля выполнения контрактов. В ней указаны фамилии менеджеров, номера и даты договоров покупки (продажи), номера машин, которые планируются к выгрузке на элеваторе в текущий день c загруженным в них весом и т.д. Информация может быть различна и зависеть от внутренних требований самого трейдера. Главное, что нужная информация из этой таблицы может «подтягиваться» в итоговую таблицу, формируемую «Модулем обработки реестров TTH». 

Образец таблицы с планируемыми на разгрузку на элеваторе машинами в указанный день

Результат работы модуля: единообразная excel таблица, в которой собрана вся необходимая информация из принятых реестров ТТН. То есть, все цифры из разных столбцов каждого реестра будут собраны в одну таблицу, а каждая строка реестра ТТН, т.е, машина, перевозившая зерно, отнесётся к менеджеру и договору покупки или продажи, в рамках которого она и перевозила зерно.

Один из вариантов итоговой таблицы показан на рисунке ниже:

Образец итоговой таблицы с обработанными данными из нескольких реестров от разных элеваторов

На рынке уже существуют задачи, которые просто преобразуют разные реестры к одному формальному виду. То есть они, фактически переставляют столбцы разных excel-таблиц в нужном заказчику порядке.

Задача «Модуля обработки реестров ТТН» более сложная. Кроме того, что он выбирает данные из разных столбцов в одну таблицу, он еще и сопоставляет каждую строку реестра с заключенным менеджером договором на покупку (продажу) зерна и добавляет в эту сроку соответствующую информацию. В итоге получается таблица, в которой видны результаты работы менеджеров и состояние исполнения договоров.

Обычно такую операцию у зернотрейдеров делают каждое утро с данными за прошлый день — только вручную.

Полученную в результате работы модуля готовую таблицу за день можно использовать либо «переливая» данные из неё в обобщенные сводки за неделю, месяц, год и т.п., либо для приема во внутреннюю АСУ предприятия или в существующую на нём систему управленческого учета.

В зависимости от необходимых зернотрейдеру показателей, данные в итоговой таблице могут отличаться:

  • добавлены требуемые столбцы:
  • строки могут быть отсортированы в нужном порядке;
  • можно выделить цветами критически важные цифры, например, превышенные нормы потерь зерна при перевозке и т.д.;
  • суммарные данные по договорам, менеджерам или всего за день;
  • и т.п.

Общая идея работы модуля обработки реестров ТТН

Модуль уже обучен принимать и распознавать данные из многих таблиц, формирующихся на портовых и линейных элеваторах. Так же в нем есть режим «обучения» с помощью оператора для приема данных из новых, пока не известных реестров. Обучив систему один раз, из каких столбцов нужны данные, в дальнейшем она будет автоматически работать с новым реестром.

Пример окна настройки для приема нового реестра:

Окно настройки для приема нового реестра ТТН

То есть, если трейдер начал работать с новым элеватором, чьи реестры еще ни разу не обрабатывались в задаче, администратор может:

  • воспользоваться режимом обучения и самостоятельно научить модуль обрабатывать этот реестр;
  • передать этот образец разработчику, который сам внесет правила его обработки в базу реестров.

Если реестры поступают зернотрейдеру по электронной почте — настраивается автоматическая обработка полученных файлов. Т.е. после поступления на почту предприятия письма от элеватора с реестром выгруженных или погруженных машин модуль самостоятельно извлечет из него вложенный excel-файл и обработает его.

После обработки реестра, экономисту (менеджеру), работающему с задачей будет предоставлена возможность проверить принятые данные и подтвердить их корректность, проставив соответствующие «галочки» и тем самым подтвердив, что задача правильно обработала реестры. Этот режим особенно нужен при первоначальной настройке и обучении модуля. В дальнейшем, после проведения всех проверок в настройках модуля можно разрешить принимать все данные, не вызывающие сомнений, автоматически.

Окно подтверждение правильности обработанных данных в модуле обработки реестров ТТН

В случае, если при обработке строки реестра возникли какие-либо ошибки или сомнения, модуль оставит эту запись для проверки оператором и будет ждать его решения. Только после того, как оператор проверит сомнительную запись и поставит соответствующую «галочку», данные из неё будут считаться обработанными.

Система сама ведет учет уже обработанных файлов, и не даст возможности принять один и то же файл повторно. Так же учитываются и файлы, при приеме которых возникли ошибки.

Вариант, когда одна автомашина успевает за один день по одному контракту дважды участвовать в вывозе зерна, решается тем, что номер этой машины заносится в план перевозок два раза.

Так же все выполненные операции записываются в системный журнал (log-файл), по которому всегда можно проверить кто, когда и какие реестры обрабатывал и возникшие при их обработке спорные ситуации.

Окно системного журнала в модуле обработки реестров ТТН 

Все обработанные файлы и сгенерированные модулем отчеты, хранятся в соответствующем дереве каталогов на компьютере и их всегда можно посмотреть.

Первоначально модуль внедрен для работы по схеме «excel таблицы на входе — excel таблица на выходе». На первом этапе это даст возможность отработать на предприятии всю схему работы с реестрами и «обучить» модуль работе со всеми возможными их вариантами.

Уже на первом этапе внедрения стало ясно, что эффект от работы модуля существует и избавляет сотрудников от неэффективной работы. Найти данные по своим контрактам в одной привычной таблице менеджерам значительно проще, чем «перелопачивать» десяток разных реестров от нескольких элеваторов.

Кстати, одним из побочных эффектов внедрения этой программы стало уменьшение расходов бумаги, так как до этого многие менеджеры ежедневно распечатывали себе нужные реестры.

В перспективе модуль подключится к разрабатываемой системе управленческого учета зернотрейдера. При этом менеджеры будут избавлены от необходимости готовить ежедневно плановую таблицу перевозок, а все необходимые для его работы данные будут автоматически браться из АСУ. Туда же будут «записываться» и результаты: данные по выгруженным весам, качеству зерна и т.д.

При полноценной работе в АСУ менеджеры получат возможность контролировать работу по заключенному контракту практически в режиме реального времени. Открыв в системе зернотрейдера окно заключенного контракта, можно будет увидеть состояние перевозки зерна: сколько тонн по договору, погружено, в дороге, а сколько уже перевезено и сдано на зерновой терминал. Причем всё это по датам, в разрезе машин, перевозчиков, экспедиторов и т.д. Здесь же будут и данные по качеству зерна в каждой машине.

Руководство предприятия сможет видеть «картину» по всему предприятию сразу – в разрезе менеджеров, культур, контрактов и т.п.

Александр Тодуров, эксперт по автоматизации

Выполнено с помощью Disqus