Автоматизация бизнес-процессов как основа выживания и развития зернотрейдеров

28 грудня 2020, 11:40

986

Проработав в сфере автоматизации различных бизнес-процессов более 30 лет и накопив определенный опыт в этом непростом, но очень интересном и полезном деле, в последнее время снова столкнулся с зерновым бизнесом в разных его аспектах.

И что удивительно – оказалось, что во многих фирмах автоматизация зернотрейдинга принципиально не поменялась, начиная с середины нулевых годов. Тогда жизнь впервые свела меня с торговлей зерном и вся автоматизация началась и закончилась на бухгалтерии. Трейдеры, менеджеры, логисты и руководители вполне удовлетворились великим и могучим Excel’ем.

Почему ничего не поменялось? Давайте попробуем немного в этом разобраться и хотя бы приблизится к решению вопросов ЧТО и КАК нужно делать для решения проблемы автоматизации. Ведь, на мой взгляд, в нынешних условиях увеличение эффективности работы – это основа для выживания любого бизнеса, в том числе и зернотрейдинга.

Из истории бизнеса

Первое время, когда этот бизнес в конце 90-х и начале двухтысячных только начинался, ни о какой автоматизации никто не успевал думать, да и не нужна она особо-то и была. Вся информация хранилась в головах и записных книжках менеджеров.

Помню эти времена. Тогда, что для того, чтобы купить зерно, утречком в банк со спортивными сумками заходили несколько человек и получали «немного» миллионов наличными. Хотя платили и «безналом» тоже. Затем садились по машинам и ехали покупать товар, частенько прямо в поле, из бункера комбайна. Рассчитавшись «налом» с фермером, тряслись по проселочным «авеню» на элеватор или в порты Одессы и Николаева, сдавали зерно и ждали день-два «безнал» на свой счет в банке. Получив деньги, оплачивали новую партию или снова заказывали на следующий день в банке «нал» и — опять по кругу. В перерывах между поездками, а часто и прямо во время их, обзванивали «старых» и «новых» фермеров и колхозников в поисках следующих партий.

Нелёгкая это была работа, зато прибыльная.

Очень быстро толковые бизнесмены, заработав первые деньги, смекнули, что одному все делать сложно и неэффективно и начали делить функции и обязанности. Одни менеджеры стали специализироваться на общении с клиентами и искать продукцию для покупки, другие – кому продать купленное зерно, хотя частенько это был один и тот же человек. Третьи начали заниматься логистикой: искать транспорт и организовывали перевозки, работу с экспедиторами, водителями. Четвертые работой с банками, налоговой, бумажками, отчетами и т.д. и т.п .

Бизнес развивался, людей и сделок становилось всё больше и больше и, наконец, как и в любом другом бизнесе, перед «зерновиками» начали вставать вопросы в управленческой части этого процесса: Как всё успеть и ничего не упустить из-под контроля? Как купить и продать ещё больше? Что делать? Куда развиваться?

Они стали «утопать в информации». Понимая, что уже физически всё не успевают, теряя слишком много времени на рутинных операциях. Большинство пошло по пути увеличения штата и интенсивности работы. Почему? Да потому, что так проще и быстрее. Сегодня нанял работника, за неделю-две его обучил, натаскал на практике и он уже работает. А «думать и автоматизироваться – будем потом», когда будет время и деньги.

Чуть более продвинутые стали использовать «средства малой автоматизации»: Excel, шаблоны договоров в Word, потом пошли Google таблицы и т.д. и т.п.

Кстати, очень многие малые и средние зернотрейдеры и до сих пор живут по этим принципам «автоматизации». И аргумент у них «железный»: «мы так уже 10-15-20 лет живем и ничего, выжили — значит и дальше протянем».

Одним из следствий подхода постоянного набора новых сотрудников явилось то, что наиболее толковые и инициативные менеджеры стали уходить из «родительских» компаний и организовывать свои, уводя при этом наработанные связи. Ведь практически вся нужная им информация уже была в голове и в одной-двух excel табличках, которые они, уходя прихватили с собой. Так «родители» сами себе создали целую сеть конкурентов.

Проще всего было с бухгалтерией. Там всегда существовали готовые решения от 1С и других подобных разработчиков. Бухгалтеров автоматизировали всегда самыми первыми. Их процессы и отчетность четко описаны государством и налоговой инспекцией.

Но сегодня, особенно при повышении конкуренции среди самих зерновиков за каждого поставщика продукции, старые методы работы уже не спасают. Об этом все и много говорят, но мало кто пытается решить эти проблемы реально – то денег нет, то времени, то понимания что и как делать.

И проблема эта поднимается уже давно. Например, интересные мысли по автоматизации есть в статье «Как IT-решения меняют зернотрейдинговый бизнес, и что будет с рынком в ближайшие 3-5 лет», опубликованной на этом же сайте еще в 2019 году. И за год не так уж много и изменилось.

Ситуация сегодня

Многие трейдеры сами рассказывали, что в прошлые годы за 50 тонн пшеницы даже не брались – «маловато будет», как говорил один известный мультяшный персонаж. Забот больше, чем прибыли. А теперь? Едут, покупают и вывозят, чтобы хоть что-то заработать.

Сегодня нужен эффективный менеджер, который перед переговорами с фермером уже знает:

максимально возможную информацию о потенциальном партнере;
о перечне предлагаемой им сельхозпродукции и её качестве;
текущей ценовой ситуации на рынке и её перспективах;
свободных мощностях на элеваторах и стоимости хранения;
о возможностях логистики – стоимости и реальности вывоза зерна в нужное время;
о перспективах продажи купленной в этой сделке продукции;
экономическую целесообразность этой конкретной сделки – ведь иногда, когда при формировании по договору партии в 10 тысяч тонн, не хватает последних 100-200 тонн, их покупают даже в ущерб себе, но с целью закрыть большой договор вовремя и заработать именно на нём.

Знать нужно столько, чтобы все переговоры с фермером провести максимально быстро и эффективно, помня, что с ним постоянно так же работают и конкуренты.

Получив ценовое предложение от продавца, менеджер должен предельно быстро дать ему ответ — покупаем зерно или нет. Если он будет полдня согласовывать свою позицию с начальниками и другими службами — фермер продаст своё зерно другому, более «шустрому», трейдеру.

Ручные просчеты экономики сделки, её прибыльности, а так же бумажные и телефонные согласования с разными отделами: непосредственный начальник, логисты, безопасность, менеджеры по продаже, элеваторщики, служба качества зерна, финансовый отдел или бухгалтерия и т.д. занимают много времени. Часто одни и те же данные по планируемой покупке/продаже сообщаются каждому подразделению, принимающему участие в согласовании, отдельно. Те самостоятельно принимают решение, и каждый дает менеджеру свое указание или ответ: «а уточните вот такой вопрос», «а пусть он даст еще такую справку», «а предложи еще один вариант» и т.д. А времечко всё тикает и тикает.

Опять же, если на предприятии есть автономно работающие задачи по логистике, расчету «экономики покупки/продажи/хранения», то данные в неё вводятся вручную, а не берутся автоматически из общей информационной системы предприятия, которой часто просто нет.

И таких примеров очень много. Тот, кто быстрее и, что еще важнее, качественней, решит все вопросы по сделке, предложит фермеру лучший для него вариант (и себя любимого не забудет), тот первый её и осуществит, а значит и заработает.

Самый главный вопрос: Что делать с бизнес процессами? Как сделать так, чтобы менеджеры не рисовали таблички на бумаге или в Excel’e, не носили бесконечные «согласования», «заявки» и отчеты в бумажном виде или слали по электронной почте друг другу, а зарабатывали деньги?

Как сделать так, чтобы система автоматизации зернотрейдера сама «решала» рутинные вопросы. Что бы она помогала ему, ведя по заданному алгоритму и логике работы: по всем бизнес-процессам, согласованиям, расчетам, принятым на предприятии, а не являлась для него обузой, смысл которой только в том, чтобы потом нарисовать шефу красивые отчеты или графики.

А разве excel-таблички смогут это сделать?

Проработав много лет в автоматизации банковской деятельности и понимая, как на самом деле автоматизация ускоряет процессы, облегчает обработку и понимание информации при принятии управленческих решений, я, честно говоря, был сильно удивлен, столкнувшись с «автоматизацией» зерновиков.

Разброс в её уровне был огромный: от бумажек и excel-табличек, до действительно красивых и хороших систем. Только вот почему-то красивые и добротные системы были, в основном, у трейдеров мирового уровня, а Excel и ворох бумаг — у большинства отечественных бизнесменов. И что самое удивительное: у них большие обороты, красивые офисы, элеваторы и автопарки — но нет целостной, продуманной информационной и, самое главное, управленческой системы. Очень много завязано на конкретную личность руководителя любого уровня и логика работы меняется с его уходом или приходом.

Например, в Украине с «Приватом» или «Монобанком» две трети населения страны работают с мобильников и компьютеров, не выходя из дома. Менеджеры заводов металлопластиковых окон рассчитывают стоимость и делают заказ прямо у клиента, внося размеры и схему окон или дверей на планшете, сразу выставляя счет. Клиент тут же оплачивает его через Приват24 и всё — заказ готов и уже в работе!

А сколько украинских зернотрейдеров может похвастаться тем, что их менеджеры, отделы качества, экспедиторы и другие сотрудники могут работать вне офиса, но быть информационно в курсе всех дел. Многие ли из них могут эффективно работать, получая указания и всю нужную для работы информацию в АСУ предприятия, а не на бумажке, в вайбере или по телефону?

Кстати, опыт карантина показал, что многие зерновики не смогли эффективно перейти на дистанционную работу. И связано это было, прежде всего, с отсутствием систем автоматизации. Работать «на телефоне» и работать в информационно-управляющей системе – это не одно и то же.

С другой стороны, менеджер одного из крупных киевских зернотрейдеров, рассказывал, что он в офисе появляется очень редко — ему там просто нечего делать. Всю свою работу он ведет на ноуте в отлично продуманной и удобно реализованной информационной системе. Перед его глазами вся информация о клиентах, состоянии действующих договоров, планируемых заказах, ценах на рынке, курсах валют, параметры сделки, в пределах которых он может торговаться и т.д. Сидя за компом, он видит тайминг, этапы согласования и реализации его договоров, что ему нужно уточнить или исправить. И все это в любом месте — хоть стоя в киевской пробке, хоть из дома, хоть на пляже. Соответственно, фирма не тратится на содержание офисного места для него, уменьшая тем самым свои издержки.

Странно было видеть и то, что многие производственные вопросы, касающиеся ускорения и облегчения работы сотрудников считаются ими самими и руководством совершенно не поддающимися автоматизации. Хотя с точки зрения автоматизатора и программиста — это не такие уж и сложные задачи.

Например, менеджеры или логисты, отвечающие за перевозку приобретенного зерна, отправляют водителям нанятых машин СМС-ки с правилами оформления ТТН. При этом делают это со своих телефонов постоянно, но корректируют всю информацию в них вручную. Хотя эту задачу достаточно просто автоматизировать в рамках целостной системы, когда все данные в неё уже заранее внесены еще на этапе подготовки и заключения договоров, и, в таком случае, вся процедура будет состоять только из нажатия менеджером кнопки «Отправить СМС водителю».

Аналогично и с вопросами приема информации из внешних источников в свои учетные и информационные системы.

Например, перечень и данные по машинам, участвующим в вывозе зерна, автоперевозчик присылает в XLS-файле, а у некоторых просто в вайбере, телеграмме или в письме по электронной почте в виде текста. Менеджеры вручную заносят эти данные в свои задачи, тратя при этом впустую кучу времени и, естественно, повышая вероятность ошибки — «человеческий фактор» еще никто не отменял.

Также и с реестрами машин и ж/д вагонов, перевозящих зерно и выгружаемых в порту или на элеваторе. А ведь для этого уже есть даже разработанные модули. Правда, я такой рабочий модуль видел только у одной фирмы («Арт Порт»), но не думаю, что этого не могут сделать другие разработчики.

Мало того, и что самое парадоксальное, так это то, что даже платежи из клиент-банка, разнос выполненных платежей по контрактам и другие вопросы автоматизации бухгалтерского учета часто делаются вручную! И это при том, что сейчас не существует «Клиент-Банков», которые нельзя полностью связать с программой «BAS (или 1С-Бухгалтерия»). Менеджер бегает или звонит в бухгалтерию и выясняет: «мы уже оплатили денежку по договору такому-то или нет?». А ведь это он может все видеть на своем рабочем месте автоматически, не отвлекая бухгалтерию от «великих дел» и не тратя попусту своё время.

Может ли любой руководитель оперативно (ещё раз подчеркиваю – оперативно), т.е. в любой момент времени, получить всю информацию о состоянии и работе по сделкам покупки и продажи, качестве и объёмах закупленного, хранящегося, «в дороге», отгруженного зерна, состоянии платежей и т.д. и т.п. Практически у всех трейдеров он должен просить или давать команду в бухгалтерию или экономистам, что бы те подготовили нужные данные.

Общаясь с сотрудниками одного из предприятий, стало понятно, что у них в компании каждый отдел ведет свой автономный учет. Т.е. один и тот же договор с фермером на покупку продукции вводился каждый раз в свой учет в каждом отделе: у менеджеров, логистов, экономистов, экспедиторов, СБ, бухгалтеров, в отделе качества и на элеваторе. Сколько времени сотрудники тратили впустую, просто набирая одни и те же данные в разные excel таблички?

Все усиленно работают, а результат — фермер ждет, пока они чего-то посчитают и решат. А ведь он может и не ждать — может продать другому.

Аналогичная ситуация встречается в крупных холдингах, в которых вместо отделов одного предприятия – отдельные предприятия занимаются перевозками, проверкой качества, хранением на своем элеваторе и т.д.

А ведь чего вроде бы проще — сделать единую информационную базу договоров и контрагентов, в которой каждый отдел отвечает за свои данные. И это только один вопрос. А сколько таких ситуаций возникает в работе?

Почему украинские банки и иностранные зернотрейдеры могут нормально автоматизировать свою деятельность, а отечественные нет?

Пообщавшись с этими предприятиями и их автоматизаторами, я сделал определенные выводы, которые и хотел бы описать в серии статей, если читатели проявят к этому интерес.

Особенности автоматизации зернотрейдинга, по сравнению с другими видами бизнеса

Прежде всего, он действительно очень закрытый и индивидуальный — логика работы одного отличается от логики работы другого.

У одних свои автопарк, ж/д вагоны и даже небольшой флот, как у Нибулона — другие нанимают машины на стороне. Одни на своих или чужих элеваторах формируют серьезные партии зерна и сами продают их на экспорт, а другие работают только в режиме быстрого трейдинга: «сегодня купил — завтра продал». Третьи сами выращивают зерно, четвертые еще и торгуют удобрениями и СЗР и т.д.

Если взять, например, автоматизацию продуктового магазина или завода по производству металлопластиковых окон, то производственные и учетные процессы на разных предприятиях там очень похожи друг на друга. И автоматизированная система управления предприятием (АСУП), разработанная для одного завода металлопластиковых окон, с небольшими доработками подойдет и для другого.

При автоматизации зернотрейдинга такой подход точно не сработает. Система, разработанная для одного, в большинстве случаев, совсем не подходит для другого. Именно поэтому автоматизация трейдера сложнее и стоит дороже, чем для условного завода металлопластиковых окон. Каждый трейдер разрабатывает свою АСУП под свою логику работы и платит за неё сам.

Однако, очень многие задачи и процессы в трейдинге, так же можно формализовать и стандартизировать, сделав из них условные «кирпичики» для построения будущей системы.

Например, такие процессы и задачи как:

Данные по контрагентам: поставщикам и покупателям сельскохозяйственной продукции, перевозчикам, лабораториям, элеваторам и т.д. и т.п.
Ведение единой системы учета договоров (сделок) на покупку, продажу, хранения и обработку сельхозпродукции.
Формирование отчетности и документов, необходимых менеджеру при работе: договора, счета, накладные, различные реестры и т.д.
Управление и контроль за текущим состоянием сделок покупки, продажи, хранения. Заключение договоров и контроль их исполнения.
Формирование планов работ по отделам и отдельным менеджерам и контроль их выполнения.
Ведение системы индикативных цен, возможных скидок и ценовых предложений, включая индивидуальные условия для отдельных контрагентов.
Процесс согласования и утверждение сделок и договоров всеми службами и отделами.
Логистика и контроль перевозок. Это огромный блок задач, который уже неплохо автоматизирован. Свой автопарк или привлеченный – всем нужно планировать и считать стоимость перевозки с учетом возможных маршрутов и простоев.
Работа с железной дорогой и погрузка на судно.
Электронные ТТН. Минтранс Украины планирует их поэтапный ввод, начиная с 2021 года и обязательное использование, как и на железной дороге. Е-ТТН помогут в быстром получении информации по перевозкам и отгрузкам зерна, а значит, можно будет оперативно видеть, как выполняются контракты.
Работа с экспедиторами или сотрудниками отделов качества «в поле», через приложения для мобильников: планирование их маршрутов, оперативная выдача указаний и получение отчетов о результатах работы как по проверкам качества зерна у фермеров, так и по вывозу от них купленной сельхоз продукции.
Расчет экономики и прибыльности сделок как по этапам: покупка, хранение, продажа, так и в целом по отделам, менеджерам, культурам, периодам и т.п.
Прием данных из внешних источников: реестры транспорта, участвующего в перевозках, реестры разгрузок в порту или на элеваторах, как авто так и ж/д транспортом, результаты проверок качества зерна у фермеров и на элеваторах.
Формирование плана платежей и фактического их проведения, наличие денежных ресурсов, работа с банком, бухгалтерия.
Полный цикл работы элеватора. Автоматизация процессов приема, хранения, отгрузки, расчеты стоимости и т.д.
Аналитика рынков зерна, его перевозок и хранения. Их ближайшие и долгосрочные перспективы.

Интересные мысли об автоматизации элеваторов есть в статье «Элеватор как бизнес: На чем можно заработать» на этом же сайте.

Такие блоки задач как логистика, элеваторы, работа с железной дорогой и портом, управление экспедиторами уже можно приобрести готовые на рынке. Естественно с доработкой под себя и «красиво» интегрируя их в свою АСУП.

Но, что важно, чаще всего готовые и работающие такие модули-кирпичики есть только у тех фирм, которые специализируются именно на автоматизации трейдеров, перевозках (автомобильных и железнодорожных), работе с элеваторами и портами.

Это к вопросу выбора того, кто будет заниматься автоматизацией: cвои программисты, внешняя фирма-разработчик или более дешевый вариант – программист-фрилансер. А можно еще пригласить специального менеджера проекта, который понимает в автоматизации, и он будет отвечать за весь процесс, оптимально подбирая исполнителей под каждую задачу и понимая, как будет работать вся система в целом.

Выбор разработчика и менеджера проекта – отдельный и серьезный вопрос и мы поговорим о нём потом отдельно. Свои плюсы и минусы есть у каждого варианта и, на мой взгляд, самым оптимальным методом является их комбинация, при том, что основную работу будет делать все-таки фирма, специализирующаяся именно на этих вопросах.

Есть ли в Украине такие фирмы? Да конечно есть.

Те, с которыми довелось сталкиваться, это: Грейнтрек CTRM, «Арт Порт», «РАСК. Ин-Агро», «Центр Бизнес-Технологий», и т.д. Вполне возможно, что это не все и есть еще достойные кандидаты.

Многие модули, перечисленные выше, уже реализованы у этих фирм в различном виде.

Есть много разработчиков, реализовавших некоторые блоки и модули для отдельных трейдеров в разное время. Сейчас они продают их в виде готовых решений, не особо заботясь о том, как они будут работать в связке с другими модулями: откуда будут получать информацию, и кому будут передаваться выходные данные.

Может быть, для кого-то подходят и такие варианты, но я не считаю их оптимальными. Такие серьезные вопросы как автоматизация должны решаться только в комплексе. Иначе можно по итогу получить настоящий «зоопарк», и никто не будет знать, как в нём всё работает – ни разработчики, так как каждый из них знает только свой кусок, ни тем более сотрудники трейдера. И всё потому, что у системы нет одного настоящего и ответственного хозяина и документации.

У каждой из фирм, перечисленных выше, есть свои особенности и нюансы и каждый трейдер сам будет решать с кем и как работать на основе предложенных им возможных решений и озвученной стоимости работ. Я просто хочу сказать, что эти фирмы могут как раз предложить, то чего не хватает практически всем зернотрейдерам — комплексного решения проблем автоматизации.

И это должно учитываться на всем жизненном цикле системы: от разработки идеологии системы управления зернотрейдингом, её планирования и постановки задач разработчикам до программирования, тестирования, внедрения и обучения сотрудников.

У некоторых из представленных выше фирм, есть решение для практически всех этапов работы, начиная от выращивания зерна, например, как у «РАСК. Ин-Агро», и заканчивая погрузкой его на судно в порту, как у «АртПорт».

В последнее время все большее число зернотрейдеров реально начинают задумываться об автоматизации своих производственных процессов. Надеюсь, что они понимают, что чем позже начнут строить свои системы управления бизнес процессами и административного учета, тем меньше шансов у них будет выжить в жесткой конкурентной борьбе с мощными отечественными и зарубежными игроками на рынке торговли зерном. С учетом того, что на разработку, создание и внедрение у них уйдет по самым оптимистическим прогнозам до года, времени у них остается все меньше. Ближайшие 3-5 лет покажут, чем всё закончится.

В этой статье была освещена только малая часть вопросов и проблем, возникающих у предприятий при решении вопроса: «Нужно ли строить АСУП и как это сделать?».

Какие задачи она должна решать и основные подходы к её построению будут рассмотрены в следующих статьях, если читателям нашего сайта будет интересовать эта тема.

Александр Тодуров, эксперт по автоматизации

Думка експерта