АгроЕкспедиції 
Біржа елеваторів 
Как повысить эффективность зерноперевалочного комплекса через автоматизацию процессов – опыт Укртрансагро
Качество и скорость процессов обработки зерновых культур на морских терминалах является важной составляющей логистической цепочки: время обработки авто и ж/д транспорта, погрузки на суда, время проведения лабораторного анализа влияют на прибыль трейдера и стоимость зерновых.
Самый современный на Азовском море зерновой терминал «Укртрансагро» был построен в 2008 году. После перехода терминала под управление компании «Мариупольская инвестиционная группа» в 2010 году начался анализ работы предприятия и разработка стратегии его развития.
Результаты работы терминала и анализ процессов показали, что необходимо повышать эффективность работы предприятия, разрабатывать и внедрять решения по автоматизации и информатизации. Так, имея современное оборудование, до 2013 года на «Укртрансагро» не использовались системы автоматизации: в различных подразделениях либо использовались не связанные между собой модули — «1С: Бухгалтерия 7»; «M.E.Doc IS»; система учета зерна «Сакура», работающие на разных СУБД, либо вся «автоматизация» заключалась в оперировании данными хранящимися в MicrosoftExcel. Управляющей компанией было принято решение планомерно объединять все процессы в единую систему и пользоваться современными системами автоматизации бизнес-процессов, которые позволят получить конкурентные преимущества перед другими игроками рынка.
Поэтому с сезона 2013/14 года на «Укртрансагро» началось внедрение систем автоматизации бизнес-процессов. Одним из первых направлений стали поиски возможностей увеличить скорость обработки транспорта и достигнуть высоких объёмов перегрузки и отгрузки зерновых.
Первым шагом к решению этой задачи стала ликвидация очередей на погрузку – внедрение электронной очереди на базе модуля «1С: Управления очередью». Раньше очередь машин перед терминалом формировалась просто по принципу обычной общей очереди: машины стояли по всему городу в направлении терминала и перед терминалом, создавали тем самым пробки и неудобства. Водители могли простоять в очереди день-два, а трейдер этот простой вынужден оплачивать. Более того загрузка приемников терминала была непредсказуемой и неравномерной.
Было принято решение применить практику управления очередью – предприятие арендовало накопительную площадку для большегрузных автомашин с диспетчеризацией, регистрацией и оформлением ряда документов. Она организована таким образом, чтобы после заезда и оформления первичной регистрации по команде терминала машины выезжали в определенном порядке для выгрузки. Так появилась возможность формировать машины группами по классам, хозяйствам, что позволило ускорить обработку машин на терминале. Например, лаборатория получала сразу несколько машин определенного класса либо одного хозяйства, что ускоряло процесс проведения необходимых исследований.
Это дало понимание загрузки терминала. В электронную очередь можно предварительно записываться, и благодаря этому стало понятно, сколько машин планируется на текущий день и как этот поток равномерно распределить на разные приемники. Это позволило планировать действия, координировать деятельность комплекса, рассчитывать поступление и распределять потоки машин в течение дня. Один из перевозчиков даже подключил нашу систему к своей GPS-навигации, и мы можем отслеживать, где его машины сейчас находятся, и понимать время их прибытия на терминал.
Благодаря системе электронной очереди мы имеем возможность увидеть, сколько всего машин ожидает на площадке, сколько машин заехало на терминал, сколько находится в режиме лабораторного анализа и т.д. Таким образом, расстановка-фиксация точек позволяет отслеживать движение транспорта. Внедрение системы управления очередью позволило оптимизировать процессы учета, диспетчеризации и подачи под разгрузку автотранспорта с зерном. Перевозчики получили более высокую скорость оборачиваемости машин, трейдер не платит за простой транспорта – ни машин, ни, соответственно, судов, а терминал получает множество данных для анализа и усовершенствования бизнес-процессов.
Как раз благодаря полученным данным с осени 2015/2016 МГ на предприятии внедрена система мотивации и премирования сотрудников, основанная на показателях эффективности, которая охватила 2/3 персонала. Эта система позволяет оценивать эффективность деятельности каждого работника и вознаграждать его за личные достижения. Внедрение KPI стало возможным благодаря тому, что теперь известна длительность каждого процесса на терминале и есть возможность объективно оценить работу сотрудников и мотивировать их показывать еще лучший результат. После запуска KPI за первые три месяца увеличилась скорость обработки автомобилей на терминале на 30%, скорость погрузки зерновых на судно увеличилась на 1700 т в сутки.
Кроме электронной очереди на «Укртрансагро» внедрены модули «1С: Бухгалтерия 8» и «1С: Элеватор», которые объединяют во взаимодополняющую систему ведение бухгалтерского учета, налоговый учет, учет персонала компании, учет заработной платы, количественно-качественный учет зерна и его обработку.
Во внедрение всех указанных решений было инвестировано около 120 тыс. грн.Главные ожидания от внедрения систем автоматизации – добиться возможности в полной мере управлять, контролировать исполнение, оценивать эффективность и совершенствовать бизнес-процессы, а также свести к минимуму влияние человеческого фактора, максимально освободить сотрудников от «рутинной» работы, уменьшить количество ошибок.
Если оценивать общие показатели работы предприятия, то результаты внедрения решений ощутимы. Терминал способен принимать более 90 тысяч тонн зерновых в месяц, в то время как раньше мы могли принимать около 50-60 тыс. т (до 2013 года). Удалось достигнуть рекордных для «Укртрансагро» объёмов отгрузки зерновых на морские суда – более 70 тыс. т в месяц. За последние два сезона количество обрабатываемых автомобилей увеличилось с 70 до 120 единиц в сутки, а скорость обработки транспорта увеличилась на 70%.
В рамках внедрения электронной очереди следующим этапом будет внедрение «Личного кабинета» для клиентов на сайте. Там клиент сможет сам онлайн не только отслеживать контрольные точки прохождения транспорта, но и через камеры на предприятии в режиме реального времени наблюдать за процессами отгрузки/загрузки/хранения зерна. Уже сейчас идет разработка этого решения.Дальше мы планируем автоматизировать учет и управление ремонтом и обслуживанием оборудования (на базе модуля 1С: Предприятие «ТОИР»). Сейчас идут переговоры с поставщиком программного продукта, формируется проектная команда, обсуждается поэтапный план работ. Запустить этот модуль планируем во втором квартале следующего года.
Артем Мазный, исполнительный директор ООО «Укртрансагро»
