Элеваторы Alebor Group
НАСCP на практике
Документация
Elevatorist.com продолжает серию публикаций о внедрении действующих процедур НАССР на практике. И сегодня мы поговорим о правильном ведении документации на предприятиях.

Напомним, разобраться во всех тонкостях внедрения действующих процедур НАССР нам помогает ГК Alebor Group, на элеваторах которой они внедряются, уже внедрены и работают — «Христиновское ХПП» Группы уже сертифицировано согласно требованиям ДСТУ ISO 22000: 2007 (ISO 22000: 2005). А еще 2 элеватора — «Честное ХПП» и «Вороновицкое ХПП» — проводят подготовку к проведению сертификационного аудита.

Поскольку документация — вещь строго конфиденциальная, и мы не можем рассказывать о том, как она ведется на предприятиях Alebor Group, этот материал будет кратким и будет носить просто рекомендательный характер. Наш технический эксперт Светлана Фесенко посоветует, на что стоит обратить внимание при оформлении документов, которые должны быть разработаны при внедрении действующих процедур НАССР (образцы документов можно найти на сайте министерства аграрной политики и в приказе № 590).
Общая документация
Когда на предприятии внедряют действующие процедуры НАССР — это огромный объем работы. Чтобы ничего не упустить из виду, необходимо составить Карту внедрения и движения, а также желательно провести диагностический аудит, с предоставленным отчетом. По предоставленному отчету можно определить, как быстро можно разработать систему, сколько она потребует вложений. Этот документ так и называется — «План внедрения действующих процедур НАССР на предприятии». Самые первые документы — политика и цели предприятия по НАССР, а дальше ППУ ( гигиена на предприятии, работа с персоналом, борьба с вредителями и т.д).
Политика и цели предприятия при внедрении процедур НАССР должны ежегодно пересматриваться, даже если на элеваторе не собираются менять их в текущем году их нужно обновлять,
говорит Светлана Фесенко.
Политику предприятия пересматривают на самом элеваторе. Контролировать это должен менеджер по системе безопасности. Если у компании несколько элеваторов, не обязательно вводить эту должность на каждом из них. К примеру, в Alebor Group все три предприятия находятся под присмотром одного менеджера. Но на каждом зернохранилище должна быть обязательно группа по пищевой безопасности (группа НАССР), в нее входят производственный, лабораторный персонал, персонал отделов закупки и продаж . Состав группы утверждается внутренним приказом. Каждое заседание группы протоколируется.
Иметь доступ к документам, контролировать, вносить изменения должен только один ответственный. В методике по управлению документацией должно быть указано, кто конкретно имеет доступ и право вносить изменения в документы. Менеджер должен быть один,
объясняет Светлана Фесенко.
На каждом предприятии должен быть перечень методик, инструкций, блок-схем, описание продукции. Необходим и перечень Программ предварительных условий, в котором предусмотрена разработка и внедрение на элеваторе процедур для поддержания гигиены на всех этапах работы с зерном. Эти программы необходимы для обеспечения безопасности зерна, в них прописаны правила обращения с пищевыми продуктами, гигиенические требования к персоналу, требования по чистоте транспорта, по контролю над вредителями и т.д.
Программа предусловий это, фактически, требования Приказов № 590, 41,42 Министерства аграрной политики Украины, которые размещены на сайте Госпродпотребслужбы. По чек-листам ( приказы № 41,42) можно составить перечень Программ предварительных условий, в них могут входить все требования контроль над вредителями, контроль воды, воздуха, требования к территории и прочее. А также данные чек–листы, являются актами, по которым проводят плановые и внеплановые проверки (инспекции и аудиты),
объясняет Светлана Фесенко.
Кроме ППУ, на каждом элеваторе обязателен и перечень методик и инструкций, по которым работает с зерном предприятие.

Хранятся все эти документы в сейфе у менеджера по системе безопасности. Но на рабочих местах необходимо поместить копии соответствующих инструкций, методик, политики и целей предприятия — персонал обязательно должен быть с ними ознакомлен. Копии политики предприятия в сфере безопасности продукции должны быть добавлены в личное дело каждого сотрудника.
Светлана Фесенко отметила, что копию Политики предприятия по НАССР также нужно разместить на информационном стенде — так, как это сделали на всех трех элеваторах Alebor Group.

Краткие итоги:
На элеваторе должен быть «План внедрения действующих методик НАССР на предприятии». В него входят политика и цели предприятия по НАССР.
Контролировать внедрение действующих процедур НАССР должен менеджер по системе безопасности.
На каждом элеваторе создается группа по внедрению системы НАССР, ее состав определяется внутренним приказом по предприятию.
Контролировать, вносить изменения должен только один ответственный. В Методике по управлению документацией должно быть указано, кто конкретно имеет доступ и право вносить изменения в документы.
На предприятии должны быть перечни Программы предварительных условий и методик, используемых в работе.
Документация отдела закупок и продаж
Как мы уже писали раньше, внедрение НАССР, а именно разработка План НАССР по оценке анализа рисков и определения контрольно- критических точек (ККТ), внесет изменения в работу всех подразделений предприятия, кроме экономического отдела и бухгалтерии. В этом материале мы немного расскажем о документации отдела закупок предприятия.

Наш технический эксперт отмечает, что для отдела закупок и продаж, обязательно должна быть разработана методика как по закупкам и продажам, так и по оценке поставщика . Кроме того, должен быть обязательно перечень поставщиков, перечень оборудования, сырья и вспомогательных материалов. Именно этот отдел делает оценку поставщика, поэтому здесь должны быть перечень поставщиков и документы всех поставщиков предприятия. Договора отдела должен вести юрист предприятия.
Отдел закупок играет очень большую роль в безопасности продукции в работе всего предприятия в целом. Они прописывают у себя все, что покупает предприятие зерно, химикаты, дополнительные материалы, моющие средства, щетки и т.д. На все эти покупки должны быть документы, все должно быть прописано. Документация по оценке поставщиков зерна ведется отдельно от документации по оценке поставщиков услуг и материалов,
уточняет Светлана Фесенко.
Для этого отдела необходимо разработать процедуру и анкету по оценке поставщиков. В договорах, которые заключает юротдел для отдела закупок, должны быть прописаны все документы, которые необходимо предоставить сторонам для заключения сделки. Это касается всех видов принимаемой продукции, и является частью входного контроля предприятия. Вместе с договорами составляются документы по анализу и оценке каждого поставщика.
Помимо основных документов, которые предоставляют поставщики, должны быть в наличии протоколы о безопасности продукции. Это требование необходимо прописать в договорах к примеру, что кукурузу вам поставляют согласно ДСТУ 4525, пшеницу согласно такому-то стандарту и другим нормативно-правовым актам. Или же можно по спецификации, но это все необходимо прописывать,
советует технический эксперт
Немного подытожим:
В отеле закупок должны быть методики по закупке всех видов продукции, поставляемой на предприятие.
Отдел закупок делает оценку поставщика, поэтому здесь должны быть перечень поставщиков и документы всех поставщиков предприятия.
Договора отдела должен вести юрист предприятия.
В договорах, которые заключает юр. отдел для отдела закупок, должны быть прописаны все документы, которые необходимо предоставить сторонам для заключения сделки. Это касается всех видов принимаемой продукции, и является частью входного контроля предприятия.
Помимо основных документов, которые предоставляют поставщики, должны быть предоставлены протоколы по безопасности продукции.
PEST-контроль
О том, как на элеваторах Alebor Group ведут борьбу с вредителями, мы подробно описывали в предыдущем нашем материале. Вся документация PEST-контроля прописывается в Программе предварительных условий на предприятии. Поэтому здесь мы дадим только краткий список и напомним о том, что нужно:
Заключить договор со специализированной компанией, которая имеет право и разрешение на проведение данных видов работ, в том числе и на утилизацию грызунов.
Для отлова грызунов нужно использовать специальные контейнеры-живоловки с пахучими приманками, а также другие средства с разрешительными документами.
На каждом элеваторе должен быть план расположения ловушек.
В договоре с обслуживающей компанией должна быть согласована и прописана периодичность проверок ловушек.
На всех элеваторах ведется специальный журнал, в котором отмечается каждая проверка.
И в конце материала мы хотим еще раз обратить внимание на то, что вся документация предприятия является строго конфиденциальной. Поэтому проверяющие органы имеют право только на визуальное ознакомление с нею, но ни в коем случае — на фото- и видеосъемку. Помните: фото- и видеосъемка документов запрещена! Фото- и видеофиксация разрешена при проведении инспекции и аудита — но снимать можно только работу аудиторов и проверяющих. И предприятие имеет право просмотреть эти записи.

В следующем, заключительном материале, мы расскажем об очень важной составляющей системы безопасности — экологических требованиях при внедрении НАССР на элеваторах.
Выполнено с помощью Disqus