Впроваджуємо організаційні зміни на елеваторах: консалтинг чи власна команда?

26 березня 2024, 11:35

1081

Серед проблем, з якими останнім часом зіткнулися підприємства агросектору України, особливо визначаються декілька. Це дефіцит кадрів взагалі і професійних тим більше та непрозорість роботи окремих робочих ділянок чи цілих підприємств. Як наслідок, значно ускладнюється керування бізнесом, знижується прогнозованість економічного результату роботи, швидкість реагування на зміни у зовнішніх чинниках.

Через це виникає потреба в автоматизації бізнес-процесів та в змінах у підході до бізнесу. Але спочатку треба визначити, які саме зміни потрібні, який ефект очікується, та виходячи з цього — який бюджет та терміни впровадження змін є виправданими. Тобто, необхідно провести аудит бізнес-процесів. Погодьтесь, без правильного діагнозу неможливо вилікувати жодну хворобу, така ж ситуація і на виробництві.

Є два варіанти виявити проблеми і визначити план дій: залучити до роботи сторонню консалтингову компанію, або намагатися реалізувати все за допомоги внутрішньої проєктної команди.

Доволі часто у компаній виникає бажання зробити все самостійно. Але тут може критися підступ. Так, внутрішні команди мають свої переваги, вони глибоко знають особливості компанії, можуть запропонувати лояльну вартість виконання робіт. Однак, і недоліки у такого аудиту серйозні.

Внутрішня команда має:

Обмежену експертність у темі розвитку бізнесу;
Наявність внутрішніх обмежень (зашореність);
Бажання пом’якшити зміни так, щоб не вступати у конфлікт з колегами;
Прихильність традиціям та звичкам, що існують в компанії;
Необхідність поєднувати виконання проєктних задач та поточної роботи;
Недостатня мотивація та рівень відповідальності за терміни впровадження тощо.

Залучаючи фахівців із власної команди до консалтингу, ви ризикуєте отримати обґрунтування на кшталт: «так історично склалось, що …і нічого з цим зробити не можемо», або «це власна ідея та розробка видатного Степана Андрійовича, і ми не будемо нічого змінювати…». Врешті решт, якщо б вирішення поточних проблем були очевидні для персоналу компанії, скоріш за все, їх вже було би запроваджено.

Внутрішня команда взагалі може просто імітувати діяльність. Далі слів та подальших нарад, щоб створити «план до плану, що повинен бути узгоджений 100-500 людьми», просто нічого не зрушиться з місця.

Тепер подивимось на переваги та недоліки зовнішнього консалтингу:

Переваги:

Практична експертність — зазвичай галузева та стосується окремих бізнес-процесів;
Юридична відповідальність за терміни та результати роботи за контрактом;
Можливість обрати команду, цінності якої співпадають із цінностями компанії/власника;
Відсутність внутрішніх зв’язків. Це дає можливість видаляти з бізнесу неефективно працюючі процеси, посади або конкретних людей, керуючись не емоціями, а раціональними причинами;
Наявність референцій, які можна перевірити для підтвердження досвіду та результативності роботи;
Відсутність зашореності, бачать реальну роботу системи з усіма плюсами та недоліками;
Відразу можуть ідентифікувати процесні розриви та зони безвідповідальності, які маскуються за недосконалими посадовими інструкціями, халатністю персонала, традиційним “так склалося” тощо.

Недоліки:

Більш тривалий час на вивчення того, як усе відбувається;
Спротив штатних працівників (хоча спротив виникає при будь-яких змінах);
Надані рекомендації, які не відповідають очікуванням тощо.

Зі звичайних заперечень хочу зупинитися лише на «улюбленому»: «...консалтинг — це дорого, ми самі можемо дешевше». Але давайте відверто: чи дійсно можемо самі, та чи дійсно це буде дешевше? Якщо порахувати фонд заробітної плати власної проєктної команди за невизначений строк виконання, який постійно зсувається, то буде дешевше? Та і за що насправді замовники сплачують консалтинговим компаніям? Усе просто — платять за те, щоб їм сказали правду про поточний стан бізнес-процесів і про те, як їх полагодити. За те, щоб у встановлені строки і за чітко визначений бюджет впровадити суттєві зміни, незважаючи на спротив персоналу та інші особисті чи емоційні інтереси всередині компанії.

Зміни впроваджують для конкретного вимірюваного результату. Зовнішній консалтинг орієнтований на результат, а не процес.

Якщо все ж таки керівники підприємства визначилися з тим, що впроваджувати зміни необхідно, то давайте розглянемо питання перших кроків при взаємодії з агенціями: на що саме потрібно звернути увагу.

З чого почати при роботі з консалтингом?

Зазвичай професійні консалтингові агенції спочатку проводять «Експрес аудит». Як правило, на цю роботу виділяють один–два дні та за результатами коротких інтерв’ю зі співробітниками підприємств формують звіт. Звіт дає змогу побачити процесні розриви, зони безвідповідальності, конфліктів та інших ризиків. І вже на підставі цього визначити для себе потенційні напрямки змін та розвитку.

З боку замовника важливо надати для аудиту обізнаних працівників кожного напрямку, щоб картина була повною, а звіт містив інформацію про всі ділянки, процеси, взаємодії і комунікації.

Саме на цьому етапі кожна сторона оцінює: наскільки вони готові до змін та чи комфортно буде працювати далі на рівні людських комунікацій та цінностей.

На що звернути увагу при оцінці результатів експрес-аудиту?

Ось стислий чек-лист, який можна використовувати для оцінки експертності фахівців за результатами звіту з експрес-діагностики:

1. В звіті є огляд основних та допоміжних бізнес-процесів, комунікацій;

2. Рекомендації надано комплексно, враховано взаємозв’язок між процесами;

3. Якщо надаються рекомендації щодо автоматизації, то вони враховують

перелік наявного ПЗ і рівень їх взаємо-інтегрованості;
архітектуру та стан IT-системи, можливості її розвитку;
внутрішні політики інформаційної та комерційної безпеки;
поточну кваліфікацію персоналу та реальні можливості підприємства з вирішення кадрових проблем;

4. Враховано вимоги державних та інших стандартів в зерновій галузі;

5. Рекомендації дають можливість визначитися з пріоритетами вирішення головних бізнес-задач компанії:

оптимізації витрат та прибутку;
утримання персоналу в належній кількості та кваліфікації;
отримання конкурентної переваги на ринку.

Експрес-аудит бізнес-процесів від Grain Capital

Як ви знаєте, місія Grain Capital — робити бізнес своїх клієнтів більш прибутковим. Саме тому з початку 2024 року ми почали надавати послуги експрес-аудитів бізнес-процесів роботи для елеваторів.

В ході аудиту ми вивчаємо весь ланцюжок — від основних бізнес-процесів до допоміжних та окремих робіт, особливо звертаючи увагу на:

стан роботи облікової системи;
методи введення даних;
засоби внутрішніх комунікацій;
рутинні робочі задачі всіх співробітників від директора до майстрів і операторів.

І окремо оцінюємо можливість поточного персоналу працювати в оновленому форматі.

До речі, до кінця поточного року, Grain Capital надає послугу експрес-аудиту безкоштовно. Аудит відбувається на території підприємства замовника та триває від 2 до 8 робочих годин.

Після обробки отриманих даних замовник отримує короткий звіт з аналізом стану речей в форматі «як є» та переліком процесів, які потребують додаткової уваги чи повного реінжинірингу.

Послуги з експрес-аудиту підійдуть:

елеваторним господарствам;
трейдинговим компаніям, які мають власні елеваторні потужності;
виробничим та переробним компаніям, які мають власні потужності зберігання.

Замовити послугу можна на нашому сайті, або звернувшись до наших менеджерів.

Анна Ємельянова, керівник впровадження компанії Grain Capital

Думка експерта